Cierre Fiscal: Libros legales de personas jurídicas

En razón de los cambios legales de los últimos años y la importancia que ha tomado el respaldo de las transacciones para efectos fiscales, la actualización de los libros legales es fundamental, llevando a cabo los procesos regulados no solo en el Código de Comercio, los Estatutos Sociales sino también aquellos temas que poseen alcance tributario.

Los libros legales son para las sociedades anónimas Asamblea de Accionistas, Registro de accionistas y Junta Directiva, en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada son Asamblea de Cuotistas y Registro de Cuotistas, los cuales deben contar con un número de legalización, que podemos revisar en la certificación literal de la sociedad, de tal forma que en aquellos casos en que no se cuente con ese dato será necesario gestionar ante el Registro Nacional la autorización de legalización respectiva.

Debemos recordar, que desde el 2013 la Dirección General de Tributación ya no realiza la legalización de libros, de tal forma que los libros legalizados ante esta administración deberán verificar si cuentan con el dato sino deberán tramitarlo para cumplir con ese requisito.

Ahora bien, para tomar en cuenta que la revisión y actualización al cierre fiscal de los libros, es fundamental de previo que se realice una revisión de los estatutos o acta constitutiva, no solo para aquellas que son contribuyentes activos con actividades económicas sino también las sociedades inactivas, pues corresponde a la fuente de información de la toma de decisiones de las entidades.

Cuando hablamos de la celebración de una Asamblea de accionistas o cuotistas, en general en las personas jurídicas con motivo el cierre de periodo fiscal, pensamos en dos situaciones: i) aprobar los estados financieros al cierre; y ii) la autorización de distribución de dividendos, sin embargo, desde una perspectiva fiscal hay otras decisiones como los aportes de capital de los socios, autorización para adquirir o vender bienes para efectos de determinar ganancias o pérdidas de capital o tramitar una operación de crédito para un gasto financiero, entre otros.

Otro aspecto importante para destacar para la celebración de la Asamblea Ordinaria de cierre fiscal consiste en revisar que los acuerdos sean congruentes con las operaciones del año, pues funciona como respaldo fundamental de las operaciones, facilitando la justificación de cambios patrimoniales y evitarse una eventual presunción de incrementos injustificados, sobre todo porque los mismos se encuentra bajo la lupa de las auditorias.

En este mismo orden, la aprobación de los Estados Financieros puede mostrar utilidades o pérdidas. En el caso de las utilidades los accionistas deben considerar la formación de la reserva legal que obliga la ley, que en el caso de las sociedades anónimas debe llegar al 20% del rubro de capital social, en las sociedades de responsabilidad limitadas a un 10%, y por el restante de las utilidades acumularlas como capital de trabajo o distribuirla como dividendos, últimos que estarán sujetos a la retención del impuesto de renta de capital mobiliario, según corresponda. Cuando los resultados son negativos, es decir, se reflejan como pérdidas y los socios pueden decidir absorberlas contra utilidades de periodos anteriores o en su defecto se pueden acumular con la nueva normativa para ser utilizadas como gasto en los periodos siguientes, como lo permite ahora la Ley de Impuesto sobre la Renta en el artículo 8 inciso g). En este último caso, considerar los registros contables según la NIF 12 de Impuesto Diferido.

En conclusión, es importante revisar las operaciones al cierre fiscal con sus asesores fiscales o contables, así como su abogado de confianza, para que todo sea congruente y se pueda justificar la sustancia de las operaciones realizadas.