Del Multitasking al Intertasking

La calidad de su trabajo depende de la concentración total en la ejecución de una tarea a la vez.

En muchas empresas se menciona como una habilidad blanda crítica para un puesto el tener la capacidad de trabajar haciendo muchas cosas al mismo tiempo (multitasking).

En diversos foros, investigaciones y cursos relacionados con mindfulness, el multitasking realmente es visto como una mala práctica que debería de ser eliminada de los ambientes laborales que lo visualizan como una cualidad o habilidad profesional, cuando es todo lo contrario.

Es un error del que ejecutivos, profesionales y gerentes muchas veces terminan siendo víctimas y las consecuencias pueden ser dolorosas tanto físicas como emocionales.

En muchos trabajos es necesario desempeñar varios roles, funciones y tareas que se van llevando de forma paralela, y que cada rol necesita un tiempo de dedicación para ir avanzando a los objetivos o los indicadores requeridos por las empresas.

Entre más pequeña sea la empresa, más funciones son indispensables desarrollar por cada miembro del equipo, pues los puestos suelen ser polifuncionales y menos especializados.

Es por esto que, en vez de tratar de abarcar todo al mismo tiempo, es fundamental desarrollar una lista de tareas que, el algunos casos, involucra varios proyectos o funciones de distintas áreas en un plazo establecido, pero dando prioridad de forma inteligente y estratégica; en otras palabras, trabajando bajo un esquema de intertasking (realizar una tarea específica, luego otra que no necesariamente es de la misma función o proyecto pero en orden de importancia).

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¿Cómo evolucionar del multitasking al intertasking y por qué?

El cerebro no cuenta con la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo de forma efectiva, si estamos en una reunión presencial y, a la vez, contestando mensajes por WhatsApp, lo más probable es que parte de la información que se está conversando se pierda en los momentos en que se leen y contestan los mensajes de texto.

Esto, evidentemente, no es bueno porque la información que no se procesó podría ser de importancia alta para la toma de decisiones o tomar nota de acciones que le competen directamente a usted.

Además, es falta de cortesía; por respeto, no se recomienda usar el celular, podría usar cuaderno de apuntes o usar la computadora para ir redactando la minuta de los acuerdos, pero no utilizar ninguna herramienta para otro propósito.

El multitasking genera atrasos, al tratar de abarcar varias cosas al mismo tiempo, lo mas probable es que dure más rato en terminar dos o más tareas.

Lo que se debería hacer en estos casos es enfocar toda la atención en una labor hasta completarla o avanzar lo que sea necesario de su parte y, posteriormente, realizar otra tarea hasta terminarla o llegar al máximo de su avance.

Lo que queda pendiente, generalmente no es porque usted no lo haya gestionado, sino porque ya cumplió con su parte y ese pendiente queda en manos de otras personas, quienes deben dar una respuesta, seguimiento, ejecución o toma de decisión para concluir el proceso.

El multitasking implica arriesgarse a cometer mayor cantidad de errores, el tratar de ejecutar varias cosas al mismo tiempo implica que de todas las tareas que esté haciendo a la vez, haga una bien, otras regular y las demás con posibles errores, lo cual afecta la calidad de su trabajo profesional y podría crear más reprocesos, ocasionando pérdida de tiempo y dinero para la empresa y los otros miembros del equipo de trabajo, e incluso roces con compañeros que van a reclamar su ineficiencia.

Es por esto que lo recomendable es ir ejecutando una tarea a la vez con total enfoque para minimizar errores involuntarios.

El multitasking incrementa ansiedad y estrés laboral, tratar de desarrollar varias tareas al mismo tiempo y darse cuenta de que es muy complicado ocasiona que se incremente el estrés crónico y se viva con mucha ansiedad ante una gran cantidad de trabajo pendiente que se trata infructuosamente de sacar adelante con olvidos, errores y atrasos.

Con el intertasking usted puede sacar una tarea, y cada vez que tacha un pendiente o lo marque como realizado o terminado, se va a sentir más motivado ya que puede visualizar que está siendo más productivo y va logrando sacar una de varias tareas e ir observando cómo avanza y consigue ir concluyendo lo planificado durante todo el día.

El multitasking genera un efecto de embudo de trabajo que se acumula en usted, con el intertasking tiene la posibilidad de avanzar un asunto hasta donde llega su capacidad de gestión y si no puede continuar, es porque cualquier avance no depende de usted, sino de la eficiencia de otro miembro del equipo.

Esto hace que mientras el proceso está en manos de otras personas, usted pueda ir avanzando con los otros temas y que no se le vayan acumulando todas las tareas; además, le dará mucha tranquilidad y se sentirá más eficiente y a gusto en el puesto.

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¿Cómo evitar el multitasking?

Planifique sus tareas para realizar durante el día, lleve una lista de pendientes que se propone sacar adelante en orden de prioridad y vaya una a una concluyéndolas.

Al inicio, podría sentirse abrumado por la cantidad de trabajo, pero al final del día lo más probable es que se sienta con la satisfacción de haber cumplido con lo planeado o, al menos, haber terminado la mayor parte y la gratificación de haber cumplido un exitoso y productivo día laboral.

No trate de enfocarse en cumplir con una tarea y al mismo tiempo estar contestando correos electrónicos de otros temas, termine su tarea y luego revisa la bandeja de entrada de correos electrónicos para responder, pero dejar concluido su pendiente más importante o urgente que los correos que apenas van ingresando. Todo a su momento.

No responda mensajes de WhatsApp mientras está enfocado en la tarea que está ejecutando, dele la prioridad que se merece su trabajo y evite todas las distracciones posibles (desconéctese de redes sociales y ponga en silencio los grupos de chats hasta que concluya lo que deba terminar).

Después, puede darse un tiempo para chequear las comunicaciones que van entrando, especialmente si son temas personales.

Cada vez que permita una interrupción, significa tiempo perdido para hacer lo que es realmente importante; además, pierde el hilo de concentración y volver a retomarlo también conlleva tiempo.

No permita que sus superiores le pidan ejecutar varias cosas para entregar a la vez o con carácter de urgente, debe negociar diplomáticamente tiempos de entrega razonables y preguntar a su superior, ¿a qué de todo esto le tengo que dar más prioridad?

Esto le ayudará para que la responsabilidad de la toma de decisiones en cuanto a lo verdaderamente urgente sea considerando las indicaciones de su superior, por lo cual usted hará todo lo que esté a su alcance para concluir ese urgente de forma consciente y comprometida con alcanzar la meta y continuar en el orden establecido por su jefe, a no ser que usted pueda justificar otro orden de prioridad, con argumentos racionales y en común acuerdo con esa persona.

El intertasking es la palabra correcta para demostrar que sí tiene la capacidad de desarrollar varias funciones o roles, pero de una forma más estratégica, inteligente y consciente de que la calidad del trabajo supere las expectativas de los demás, e incluso sorprenderse de su propia eficiencia.

Así que cuando le pidan o pregunten que si cuenta con habilidades de multitasking, usted pueda responder: tengo una habilidad mucho más efectiva, el intertasking.

Si logramos concentrarnos en cada tarea, podemos entrar en la zona de Flow (esos momentos de alta inspiración y genialidad donde el 100% de su energía se enfoca en realizar lo que algunos podrían considerar imposible y donde usted consigue alcanzar grandes logros).

Muchos éxitos con sus labores diarias y ejecute sus deberes con la mayor concentración y diligencia; le aseguro que será percibido como un gran profesional y su trabajo será altamente apreciado.