Buenas prácticas en un mundo de impuestos y Big data

La tecnología ha revolucionado la forma en que se almacena la información de las compañías, en la actualidad aquellas pilas de AMPOS con facturas e información contable ya no se aprecia con normalidad, ahora la información es almacenada en discos duros o bien en la nube.

La facturación electrónica ha ayudado a que las compañías tiendan a invertir más en software, pues se poseen documentos en formatos PDF y XML, que permiten ser analizados con facilidad por herramientas como Power BI o Microsoft Excel; pero ¿Qué significa todo esto a nivel tributario?

La Administración Tributaria recibe todos los metadatos de las ventas y compras que realizamos, es decir, posee información de: a quiénes le realizamos las compras o ventas, el monto bruto, monto neto, las tarifas de impuestos aplicadas, los descuentos e incluso los bienes o servicios adquiridos, dado a que cada bien o servicio debe estar relacionado a un código Cabys.

Todo esto le genera un gran volumen de datos a la Administración Tributaria, lo cual puede resultar en una ayuda importante para corregir la evasión fiscal, siempre y cuando se utilicen las herramientas correctas, por ejemplo, a través de minería de datos se podrían crear perfiles de sectores económicos o bien de contribuyentes y ver las vulnerabilidades tributarias que presentan.

Esto conlleva a que las compañías requieran de ERP´S adecuados, que permitan asignar las diferentes tarifas del Impuesto Sobre el Valor Agregado por citar un ejemplo, y que toda la información incluida en los comprobantes electrónicos y declaraciones respete los principios de integridad, corte, exactitud y clasificación, lo que permitirá que toda información declarada sea congruente con los estados financieros, además que ante una eventual fiscalización, se pueda cumplir con los requerimientos de una manera eficiente.

Además, es importante validar mes a mes que los auxiliares o módulos coincidan con el balance de comprobación, que la información de nuestros ERP´S y todo lo relacionado con los comprobantes electrónicos se encuentre almacenado adecuadamente o bien, en el caso de poseer información en la nube, es importante ver las políticas de las empresas que ofrecen estos servicios, recordemos que los servicios de almacenamiento como Google drive, One Drive, Dropbox, entre otros, almacenan la información fuera de territorio costarricense, donde las políticas de privacidad y almacenamiento de la información pueden ser o no adecuadas para los fines fiscales que se requieren, lo anterior tomando en cuenta que la información se debe almacenar como mínimo por el periodo de prescripción.

Índice de Abreviaturas

ERP´S: Sistema de planificación de recursos.

PDF: Formato de documento portable.

XML: Lenguaje de marcado extensible.