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La información incorrecta o desactualizada sobre un producto puede generar errores en pedidos, atrasos en entregas y reprocesos, por lo que mantener datos completos y consistentes se ha convertido en una necesidad para las empresas que operan en mercados cada vez más digitales.
El crecimiento del comercio electrónico también ha aumentado la cantidad de información que fabricantes, distribuidores, comercios y plataformas necesitan intercambiar.
Cuando cada sistema o departamento maneja una versión diferente de un mismo producto, aumentan las posibilidades de errores y se dificulta la coordinación entre los participantes de la cadena de suministro.
Los Datos Maestros buscan solucionar este problema al reunir la información esencial que identifica y describe cada producto bajo criterios comunes.
Esto permite que los diferentes actores trabajen con una misma referencia y reduzcan tareas manuales de revisión y corrección.
“La calidad de la información influye directamente en la capacidad de una empresa para operar con eficiencia y tomar mejores decisiones en un contexto de transformación digital”, explicó Luis Paniagua, gerente de Proyectos e Investigación de GS1 Costa Rica.
El Sistema de Estándares GS1 facilita que las empresas compartan información de productos mediante un lenguaje común.
En Costa Rica, la organización cuenta con herramientas para capturar, estructurar, sincronizar y administrar estos datos.
Una de ellas es el Catálogo Electrónico, plataforma que actualmente integra más de 100 empresas y alrededor de 20.000 productos.
La estandarización también puede reducir el trabajo destinado a comprobar la calidad de la información. Minoristas consultados para desarrollar el GS1 Global Data Model estimaron una reducción de entre 30% y 50% en ese esfuerzo.
Para las compañías, contar con datos consistentes puede facilitar la incorporación de nuevos productos, la apertura de canales de venta y la relación con proveedores y comercios.
También permite que áreas internas como ventas, compras y logística trabajen con la misma información.
La relevancia de estos estándares se refleja en su alcance mundial. Más de 1.000 millones de productos utilizan códigos de barras GS1, que son escaneados más de 10.000 millones de veces cada día.
En un entorno donde la información acompaña cada etapa de la venta, mantener datos correctos y actualizados dejó de ser únicamente una tarea operativa y pasó a formar parte de la capacidad de las empresas para competir y responder con mayor rapidez al mercado.
