Momentos en un evento PARTE I

Todos nosotros, de una manera profesional o personal, nos hemos visto involucrados en la planeación y participación de eventos especiales.

Una de las preguntas más frecuentes en charlas del tema es ¿Qué tomar en cuenta para evaluar una propuesta de un evento? Para mí, uno de los puntos más importantes para definir si el evento lleva los elementos básicos son los tiempos y momentos del evento.

A continuación, nuestra manera de verlo en Media Naranja en una primera parte más descriptiva, para luego detallar un poco:

1. Primer contacto.

Nos referimos a cualquier contacto de la marca con sus públicos de interés hasta el momento previos a ingresar al recinto del evento.

Principalmente hablamos de proceso de invitación, seguimiento y recepción en el evento.

2. Look &Feel

Para este “momento” evaluamos la apariencia y estímulos visuales del recinto en el que se realizará el evento. Colores, formas, presencia de marca y demás detalles.

Se debe detallar también temas de alimentación, edecanes y tiempos en el proceso de acomodo de los invitados.

3. Protocolo

Analizamos acá el/los momentos importantes de comunicación para la marca. Casi siempre los eventos vienen acompañados de una premiación, una charla, exposición o simplemente unas palabras de gerencia que se debe detallar en la presentación de un evento.

4. Networking / Cierre

Los eventos, dependiendo de sus objetivos y dinámica, siempre cuentan con una sección posterior al protocolo que puede ser tan simple y corta como un cierre del evento, así como larga y llena entretenimiento como una fiesta. Ambos caminos, se deben detallar, así como si es necesario cualquier gestión post-evento que sea necesaria.

Teniendo en cuenta estos 4 momentos podemos tener una mejor guía del evento y qué evaluar como cliente o inclusive como asesor.

Aclaro que no estamos hablando de otros temas importante como objetivos y concepto (los trataremos luego) y sin duda, luego ahondaremos en estos 4 puntos para un mejor detalle de un tema que es usual y constante en las estrategias de las marcas.