Cumplimiento Anual de las Asambleas Ordinarias

Ana Elena Morales Picado

Senior Legal

Grant Thornton

Nos acercamos al cierre del año dos mil veintiuno y esto conlleva cumplir con ciertas obligaciones legales asociadas al cierre del periodo, una de las más importantes es la que nos estipula el artículo 155 del Código de Comercio de la República de Costa Rica el cual nos indica que al menos una vez al año las sociedades anónimas deben celebrar una asamblea ordinaria, dentro de los tres meses siguientes contados a partir del cierre del ejercicio económico.

He de aclarar que cuando nos referimos al fin del ejercicio del año económico, hacemos alusión a la expresión “cierre fiscal”, por lo que debemos de tomar en cuenta el período fiscal que tenga cada sociedad para poder cumplir en el plazo debido, finalizando para la mayoría de ellas el día 31 de diciembre de cada año.

La misma norma establece expresamente los aspectos por tratar en dicha asamblea, tales como la discusión y aprobación de los estados financieros del período correspondiente, la distribución de dividendos, así como la ratificación de la gestión que han realizado los administradores de la sociedad, para con ello liberarlos de la responsabilidad que conlleva cada puesto. Asimismo, deberá formar parte del orden del día de esta asamblea, cualquier otro tema de carácter ordinario que determinen los estatutos sociales.

Debemos de tomar en cuenta la forma de convocar a dicha asamblea, considerando que usualmente los estatutos sociales regulan dicho aspecto y se debe de cumplir con lo que estos disponen. Sin embargo, puede haber sociedades que en sus estatutos no indiquen de forma expresa como proceder y en ese caso nos debemos de apegar a lo que indica nuestro Código de Comercio y realizar la convocatoria por medio de un aviso publicado en el Diario Oficial La Gaceta, con una anticipación de al menos quince días al día de celebración de la asamblea. No obstante lo anterior, es posible prescindir del trámite de convocatoria previa cuando se encuentre presente o representado el cien por ciento del capital social

Es importante recalcar que se debe verificar el quórum mínimo que debe de tener en la asamblea, tanto en primera convocatoria como en segunda convocatoria, ya que si no tomo en cuenta el quórum y no lo verifico e incumplo con lo establecido en los estatutos sociales la asamblea podría llegar a señalarse como nula.

Dicho lo anterior, nuestro Código de Comercio establece que para que una asamblea ordinaria se considere legalmente reunida en primera convocatoria, deberá estar representada en ella, por lo menos la mitad de las acciones con derecho a voto; y las resoluciones sólo serán válidas cuando se tomen por más de la mitad de los votos presentes. Asimismo, si esta se reuniere en segunda convocatoria, se constituirá válidamente cualquiera que sea el número de acciones representadas, y las resoluciones habrán de tomarse por más de la mitad de los votos presentes.

Cabe destacar que el citado artículo 155 se refiere exclusivamente a las sociedades anónimas, no obstante, el numeral 94 del mismo cuerpo normativo señala que las sociedades de responsabilidad limitada, deben celebrar una reunión al año cuando menos, dentro de los tres meses siguientes a la finalización del año económico, con el fin de hacer el nombramiento de gerentes y subgerentes, cuando fuere del caso; conocer el inventario y balance y tomar los acuerdos necesarios para la buena marcha de la sociedad.

En estos casos, el gerente o subgerente convocará a los socios por carta certificada o por otro medio que permita demostrar la convocatoria, con ocho días de anticipación por lo menos. El quórum se formará con cualquier número de socios que concurra, y se podrá prescindir del trámite de convocatoria cuando esté representada la totalidad del capital social.

A la fecha dichas asambleas pueden celebrarse por medios electrónicos, siempre y cuando se cumpla con cada uno de los requisitos para que sea válida, siendo el más importante que los estatutos sociales de la sociedad no prohíban la celebración de asambleas por este medio.

En conclusión, las sociedades mercantiles deben cumplir con la obligación de celebrar una asamblea anual, con la finalidad de tener en orden la sociedad. Sumamente importante revisar los estatutos sociales de la sociedad, ya que ahí se indica el paso a paso de cómo proceder y en caso de no encontrarse expresamente en los estatutos sociales procedemos a respaldarnos en nuestro Código de Comercio.