Lidiando con los temas financieros

¿A usted este escenario le parece conocido? 

“Estoy con el flujo de caja muy corto, tengo que pagar a mis proveedores, no he logrado cobrar lo suficiente, se acerca el pago de la nómina y encima de eso hay que hacer pagos importantes a las entidades de gobierno”.  

El flujo de caja o bien, la administración del flujo de fondos es la clave para manejar, administrar y hacer crecer un negocio.

Especialmente para las pymes, el manejo de fondos es más complejo porque en general esta industria depende de un portafolio de productos y clientes más pequeño y no hay muchos márgenes de maniobra para incrementar la liquidez.

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Esta sección, tiene como propósito proporcionar algunos consejos prácticos y sencillos sobre cómo manejar el tema financiero, contable y tributario en una Pyme.  Aunque suene algo trivial, mucho de lo que a continuación se menciona no se hace, es decir, los pequeños y medianos empresarios lo pasan por alto y luego tienen que cosechar las consecuencias de estas prácticas:

1.¿Contabilidad para toma de decisiones o contabilidad fiscal? 

Esta es la primera pregunta que hay que contestar. Lamentablemente, las pequeñas empresas ordenan sus papeles para generar estados financieros y ver su situación hasta el último trimestre del periodo fiscal.  

La contabilidad más que un requerimiento es una herramienta vital para medir el estado del negocio. No cometa el error de completar su información contable en el último momento del ejercicio económico.  Al menos genere estados financieros cada tres meses.  Para ello debe hacer lo siguiente:

a.     Si no puede invertir en un contador a tiempo completo en su empresa, tercerice esta actividad.  En el mercado hay contadores que cobran de acuerdo al volumen de transacciones y el trabajo a realizar.

b.     Sea ordenado en el manejo de su documentación, cada vez que haga una transacción piense que esta debe estar ligada con otras actividades y operaciones contables, como por ejemplo la cuenta corriente de la empresa.   El  orden debe ser diario. 

c.     Cada vez que emita sus estados financieros, asesórese sobre cuanto tiene que pagar de impuestos.    Especialmente el impuesto de renta, no espere hasta el final del periodo fiscal para saber cuánto tiene que pagar.   Haga provisiones desde el primer trimestre del ejercicio fiscal  para que cuando llegue el momento no se vea en problemas de flujo de caja.   El cumplir con las obligaciones fiscales es fundamental.

d.     Lleve un pequeño auxiliar en una hoja electrónica, si no tiene otra opción para controlar la facturación y las cuentas por cobrar. No trate de tomar decisiones basándose en la memoria.  Registre cada factura de sus clientes y lleve un control de los vencimientos para que pueda cobrar adecuadamente y tener un flujo de cada saludable.

e.     No exponga a sus proveedores dejándoles de pagar cuando debe hacerlo. Cuando el flujo de caja está muy ajustado, es decir hay poco dinero en la cuenta bancaria sus proveedores deben ser su prioridad.  Si lleva al día sus cuentas por cobrar y se organiza bien siempre tendrá capital de trabajo para cumplir con sus obligaciones.  No cometa el error de dejarle de pagar a un proveedor.  Sin sus proveedores no existiría su empresa.

f.       Tenga sus libros contables al día y busque financiamiento.  Si tiene sus libros contables al día puede recurrir a diferentes fuentes de financiamiento. Endeudarse no es malo.  Es una buena práctica para apalancar el negocio.   El problema es endeudarse más de la cuenta y a muy corto plazo

2.  Administre la liquidez:

El secreto para no tener problemas de flujo de caja, es crear un “fondo de liquidez”.   Para una empresa pequeña además de tener el orden en los registros contables y financieros, es fundamental crear un fondo de dinero que permita cubrir las necesidades de pago.    Significa crear un ahorro que cubra las necesidades de pago para uno o dos meses.   Una forma práctica de crear este fondo es solicitar un préstamo para capital de trabajo con ese fin.  La otra forma es ir ahorrando poco a poco teniendo una política muy conservadora en el manejo de los gastos para tener este margen.


3. Conozca a sus clientes:

Aunque usted no lo crea, este tema impacta las finanzas de su negocio.   Si su empresa es pequeña no la exime de llevar al día toda información concerniente a sus clientes.  Como se vio en el primer tema de este documento, es clave registrar toda la información que sea relevante sobre sus clientes.  Nombre completo, si es una persona física o jurídica, cedula, dirección, website, rol del negocio y cualquier otra información relevante.  Conocer a su cliente le va a permitir descubrir nuevas oportunidades de negocio y de generación de ingresos.

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4. Cumpla con sus obligaciones con las autoridades gubernamentales.

No está de más recordar que toda empresa debe cumplir con sus responsabilidades ante el Ministerio de Hacienda, La Caja Costarricense del Seguro Social y los Gobiernos locales (Municipalidades) entre otros.
 

Otto Stecher

Director General

Lexitec de Costa Rica

otto.stecher@lexitec.net

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