Deducibilidad del gasto y su afectación en empresas de Zona Franca

A mediados del período fiscal resulta importante volver a recordar las condiciones que un gasto tiene que cumplir para que sea tratado como deducible para efectos del Impuesto sobre la Renta, considerando además la posición de la Administración Tributaria de cara a una fiscalización.

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que para que un gasto sea deducible tiene que cumplir con tres condiciones en conjunto, es decir no una de todas ellas, sino todas a la vez, y estas condiciones son:

1) Que sea útil y necesario para generar ingresos gravables,

2) Que esté respaldado con un comprobante autorizado por la Administración Tributaria (salvo excepciones de ley), y

3) Que haya tributado con cualquier otro impuesto al que estuviera afecto según la Ley.

Ejemplificando estas tres condiciones podríamos citar el pago de un servicio a un profesional del exterior, en el mismo orden diremos que:

1) Este servicio es necesario para generar rentas gravables porque se trata de un capacitador que vino al país a entrenar al personal para manejar una línea de producción.

2) Como respaldo de este servicio existe una factura emitida por el profesional del exterior que, aunque no es una factura autorizada por la Administración Tributaria, es un documento que cumple con las condiciones mínimas de identificación del proveedor, de descripción y monto.

3) Considerando que es un profesional no domiciliado en Costa Rica que prestó un servicio, por el cual se pagan rentas de fuente costarricense, debe haber tributado con la obligación del Impuesto por Remesas al Exterior.

En este ejemplo son estas tres condiciones las que se deben cumplir en conjunto para poder reconocer el gasto como deducible de la renta bruta.

No obstante, a lo anterior, en la práctica cuando estamos en un proceso fiscalizador por parte de las autoridades tributarias se solicita documentación que sustente el gasto, tal es el caso de un contrato o de informes técnicos que puedan evidenciar cómo ha sido disfrutado el servicio por parte de la empresa, y cuál es la relación con la actividad que se desarrolla.

Pero muchas veces no es fácil entender cómo podríamos tener un Informe técnico si lo que estamos pagando es un honorario por un centro de servicios compartidos, o por la explotación o uso de una marca o un sistema (esto como ejemplo), esto nos lleva a concluir que demostrando el tipo de comunicaciones entre las partes, y la evidencia de correos es suficiente, sin embargo, en la vida real esto no es así de simple y debemos ser más previsores, para lo cual desde el día uno de recibir el servicio debemos anticipar lo que podríamos ofrecerle al auditor para demostrar la realidad del pago que estamos haciendo, especialmente si es a un no domiciliado.

Por otra parte, en la Ley se establece la facultad que tiene la Administración Tributaria para rechazar aquellos gastos que considere excesivos, enfatizando en los servicios de promoción, publicidad en el exterior e incluso asesoramiento técnico y royalties, entre otros contratados con personas no domiciliadas.

Uno podría creer que esta norma consideró esta facultad a sabiendas de que cuando fue redactada no existía la obligación de tener un Estudio de Precios de Transferencia para respaldar la negociación del precio pactado entre las partes, particularmente porque muchas veces estos gastos se contratan con empresas vinculadas, de ahí la opción que tienen las empresas hoy en día para respaldar que no hay una sobrevaloración de precios.

La experiencia nos dice que aún cumpliendo con todo lo anterior, es decir aportar comunicaciones entre las partes (proveedor – cliente), estudio de precios de transferencia, contratos, informes y demás documentación que sustenta el gasto, la Administración Tributaria concluye que el gasto es excesivo bajo la premisa que hay personal en la empresa que cumple con estas mismas labores y por lo tanto lo termina clasificando como una duplicidad del gasto.

Ahora bien, entendamos qué pasaría con el rechazo de un gasto, cuál sería la consecuencia para la empresa, esto indudablemente además de pagar el impuesto dejado pagar (según determinación que hicieran las autoridades) genera un interés del 10,20% hoy, más una sanción que puede ser del 50%, 100% o 150% inclusive, esto último dependerá de la gravedad de la falta.

Resulta de interés considerar qué pasaría si la empresa que se está revisando está en el régimen de zona franca, esto nos podría llevar a pensar que siendo una entidad que goza de la exención del Impuesto sobre la Renta no tendría consecuencia el hecho de que le rechacen el gasto, sin embargo, esto es una leyenda urbana, porque:

i. Las empresas de zona franca son las que reciben el mayor monitoreo de los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, ya que son auditados periódica y anualmente declaran sus operaciones ante PROCOMER.

ii. Ellas tienen que cumplir con la actividad autorizada por decreto ejecutivo, por lo tanto, tener erogaciones que no son propias de su actividad podrían traer como consecuencia serios cuestionamientos de su régimen.

iii. De no reconocerse un gasto como deducible, esto podría incrementar el Impuesto sobre la Renta más sus accesorios (interés y sanción).

Por lo tanto, de acuerdo con lo anterior es importante que hagamos a mitad de año un examen de conciencia, pero más allá de pensarlo es hacer el ejercicio de una verificación del respaldo con el que contamos para lograr demostrar la asociación de dichas erogaciones a nuestra actividad.