¡No se espante! Preocúpese, pero sobre todo ocúpese si lo visita la Administración Tributaria

Una notificación de la Administración Tributaria siempre trae sentimientos de preocupación, miedo y frustración, sobre todo cuando es la comunicación de un inicio de actuación fiscalizadora, o bien, un comunicado de liquidación o una resolución en la que se impone una sanción.

¿Le ha pasado?

Los procedimientos de control por parte de la Dirección General de Tributación son cada vez más frecuentes. Cada vez cuenta con mayor cantidad de información de los contribuyentes, quienes la han entregado a la Administración en tiempo real de sus transacciones.

No se sorprenda si usted o su empresa es la siguiente en el turno de enfrentar un proceso de estos.

Por eso hoy le advierto cinco de los errores más comunes cometidos tanto por el ente fiscalizador como por el sujeto fiscalizado para que, ojalá, no sucedan en su caso o, si suceden, que sepa cómo manejarlos.

1- Que sus sus datos en el Registro Único Tributario estén desactualizados: Este es un error del contribuyente. Si hay cambios en su domicilio fiscal, en la representación legal de su compañía a efectos tributarios o en el correo o medio autorizado para recibir notificaciones y estos no han sido comunicados a la Administración Tributaria, es muy probable que usted ni se entere que le han notificado un procedimiento de control o de imputación de sanciones.

Aquí no aplica el dicho aquel “ojos que no ven, corazón que no siente.” El procedimiento realizado por la Administración se entenderá procedente cuando se haga bajo el debido proceso establecido por Ley y a través de los medios que usted mismo le ha indicado.

El riesgo está en que su problema puede ser más grande cuando no se atiende a las actuaciones iniciadas y tendría que pagar, literalmente, las consecuencias de que su conducta sea calificada como resistencia a las actuaciones administrativas de control. Esto se sanciona por el monto de hasta el 2% de los ingresos brutos que haya declarado el año anterior, sin sobrepasar esta sanción los cuarenta y seis millones de colones aproximadamente.

Le recomiendo que revise los datos de domicilio, representante legal, y medios autorizados para recibir notificaciones. Revise también su bandeja de correo no deseado… No sea que en su “Spam” estén llegando este tipo de notificaciones.

2- Errores en la notificación de la actuación, resoluciones o imputación de la sanción: Esta falta es por parte de la Administración.

El incumplimiento de las formalidades o solemnidades del acto administrativo son errores comunes en el procedimiento de fiscalización y pueden causar la nulidad absoluta de dichos actos. Eso sí, debe el contribuyente identificar esos vicios, si no, puede terminar pagando deudas tributarias improcedentes.

Revise detenidamente cada una de las notificaciones hechas por la Administración.

Cuando culmine la fase de investigación y se emita el traslado de cargos, es fundamental que revise los expedientes del proceso, tanto el determinativo como el sancionador, de cabo a rabo para asegurarse de que las determinaciones hechas por la Administración están libres de vicios que harían que el proceso completo sea absolutamente nulo.

3- Actuar con base en el miedo y no en el razonamiento del caso: El contribuyente paralizado por el pánico de recibir un cobro de la Administración Tributaria piensa que el documento de cobro es Santa Palabra y que no hay ninguna salida más que la de pagar.

Actuar sin pensar, o al menos permitir que alguien le apoye en el pensamiento, le puede salir más caro de lo que cree.

Usted tiene derecho de revisar, de cuestionar también, de aportar pruebas que demuestren que la determinación de la Administración es incorrecta total o parcialmente. Tiene derecho a ser escuchado, tiene derecho a que la Administración le explique detalladamente cómo fue que llegó a esa determinación.

Si usted no aprovecha sus derechos, nadie lo hará por usted.

Eso sí, recuerde que, si hablamos de plazos, el contribuyente es la que lleva las de perder. Los plazos establecidos por Ley en las fases recursivas son ordenatorios para el contribuyente; es decir, se debe cumplir sí o sí con la presentación del recurso en el plazo establecido. De otra manera, perderá su oportunidad de defenderse.

Para la Administración, estos plazos son perentorios; es decir, que si los cumple bien y si no también.

4- Falta al debido proceso: Este es un craso error, pero lamentablemente común, por parte de la Administración.

Los porqués pueden ser muchos, desde la pereza del funcionario encargado de hacer la auditoría, hasta el abuso de las envestiduras en contra del contribuyente.

Lo cierto es que, en la práctica, he visto determinaciones de la Administración carentes de motivación, sin explicación de los procedimientos realizados para hacer sus determinaciones y mucho menos de su integración.

Determinaciones hechas con base en información que no consta en el expediente, errores aritméticos al multiplicar base imponible por tipo impositivo, incorrecta aplicación de tarifas conforme a cada tipo de renta, determinaciones hechas con base en archivos Excel proporcionados por el contribuyente y no con base en la documentación de soporte legalmente autorizada.

Podría seguir enumerando los vicios que he visto y que no me dejan de sorprender. Eso sí, si usted los deja pasar por alto, terminará pagando determinaciones de deudas tributarias improcedentes de puro gusto.

5- Pensar que acompañarse de un experto tributario es mal visto por la Administración: este es un error por parte del contribuyente.

Es el último del que le hablaré, pero no deja de ser importante. Sepa que el artículo 171.16 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece, como parte de los derechos generales de todo contribuyente, el derecho de hacerse acompañar por un profesional competente en materia tributaria, para que le aconseje y asesore en el proceso.

Recuerde que usted no está obligado a saberlo todo.

Enfrentar un proceso de fiscalización ya de por sí puede ser supremamente desgastante. Delegue en su equipo asesor de confianza para salvaguardar su patrimonio y flujo de caja, y por supuesto, su historial de conducta como contribuyente y su reputación.

Lucía Vargas

Socia Grupo Camacho Internacional