El poder de la información

Ya sea que nos dediquemos a fabricar bienes, a comercializar mercancías, a prestar servicios o a cualquier otra actividad en nuestra cambiante realidad global, no cabe duda de que un común denominador para todos nosotros es que a cada minuto estamos gestionando información. Es decir, insumos del entorno que nos proporcionan conocimientos valiosos para tomar decisiones.

Desde la noticia que recibimos por la prensa, pasando por lo que leímos en las redes sociales; nuestra conversación en casa o con nuestros amigos; el chispazo que se nos vino a raíz de una reunión o una lectura en la oficina. Por supuesto, la emisión de regulaciones públicas -leyes, reglamentos-, acontecimientos en el mundo empresarial, innovaciones científicas o tecnológicas, eventos internacionales, etc. Cada minuto nuestros sentidos captan todo tipo de información, que procesamos de manera diferente, según los filtros que nuestra mente esté utilizando en ese momento y lugar.

Sin lugar a dudas, lo más importante es darnos cuenta de esta primera realidad y de su importancia. Obviamente no se trata de que nos abrume o nos preocupe; por el contrario, se trata de estar atentos a las infinitas posibilidades que se nos plantean a cada momento para nuestro beneficio personal y el de nuestras organizaciones.

A nivel de las organizaciones, podríamos pensar que existen cuatro ejes sobre los cuales la información puede ser gestionada: a lo interno, las preguntas que debemos responder atañen a cómo esas informaciones o insumos pueden afectar, para bien o para mal, a nuestra organización y a nuestros colaboradores.

En el caso de los colaboradores, esa información puede utilizarse de muy diversas formas: desde un simple “para su información -psi/fyi-”, hasta eventos de inducción o capacitación. Puede tratarse de asuntos motivacionales, de cultura general, advertencias o verdaderos programas para implementar cambios en procedimientos, productos, etc.

Algo similar puede ocurrir en el nivel de la organización. Puede advertirnos sobre tendencias de mercado, alertarnos sobre nuevas materias primas o proveedores, ponernos al tanto sobre alguna percepción sobre nosotros mismos o la empresa ante terceros, etc.

A lo externo, el primer elemento fundamental es la gestión de la información en relación con los clientes. En estos casos, la información puede servir para abordar a clientes específicos, a los que se puede ayudar advirtiéndoles o aconsejándolos sobre la base del conocimiento adquirido. O bien, es posible que esa información permita llegar de manera más amplia a una base mayor de clientes en función de su línea de negocio o algún otro elemento aglutinador. También se puede hacer un abordaje de clientes que en algún momento estuvieron con nosotros y que, con motivo de este nuevo enfoque, podríamos volver a atender.

También a lo externo, la apropiada gestión de la información puede generar eminencia para el posicionamiento de la organización y de sus colaboradores.

Una adecuada gestión de la información no solo permite que los colaboradores, de por sí, sean capaces de interiorizar el conocimiento; sino también de reflejarlo a lo externo de la organización frente a la colectividad de clientes o la opinión pública, generando un efecto favorable de percepción acerca de ellos y de la empresa. Eso puede reflejarse en artículos de prensa, webinars, charlas, etc.

Ahora bien, dada la innumerable cantidad de fuentes de información y de la diversidad de su relevancia y su potencial impacto y utilidad, es muy importante implementar procedimientos eficientes y eficaces para su gestión.

La información se debe capturar de manera diaria. La información “añeja” sirve de muy poco. Dependiendo de la fuente, existen formas automáticas de obtenerla. Obviamente, existen otras ideas que solamente la disciplina y el orden pueden garantizar su oportuna captura y comunicación. Lo fundamental es que estemos atentos a la importancia de las ideas e insumos que se nos presentan, y a adoptar la disciplina de recogerlos y transmitirlos.

La eficiencia en este procedimiento de captura es esencial, de modo que el buen juicio de los encargados ayuda mucho a que la información sea relevante y de calidad.

Se debe depurar al más alto nivel en función de su sensibilidad y posible uso. En línea con lo anterior, sobre todo cuando se trate de información que pueda ser compartida o que, por alguna razón, pudiera ostentar algún nivel de sensibilidad -legal, reputacional, etc.-.

Puede parecer burocrático; pero tiene poco que ver con un trámite o papeleo. Más bien se trata de un paso de sensibilización que las organizaciones adoptan conforme maduran. No obstante, es algo sobre lo que se debe estar vigilante por su enorme importancia y, generalmente difícil detección.

Se debe procesar yendo de lo general a lo particular de manera inmediata. Con el fin de que el efecto de la información sea lo más inmediato posible, la idea es que la información fluya de la manera más rápida y natural, lo cual implica que los procesos de depuración de la información deben quedar para las etapas más avanzadas. En los primeros momentos, la información se libera menos depurada; menos digerida; pero sí se comparte, para permitir la interacción de los interlocutores y generar la dinámica deseada.

Cualquiera que sea nuestro quehacer diario, la información que captan nuestros sentidos y, a través de ellos, los de nuestras organizaciones, es fundamental para generar oportunidades de mejora y crecimiento. A lo interno y a lo externo, la eficiencia y la eficacia con la que gestionemos la información garantizará que la organización, nuestros colaboradores, nuestros clientes y nuestro entorno, se beneficien de los resultados de la oportuna gestión de los insumos que recibimos de todo nuestro entorno.