¡Cuidado con el tratamiento de los reembolsos de gastos!

Alonso Fernández V.

Abogado & Asesor Fiscal

En el entorno empresarial es común escuchar que una compañía realiza reembolsos de gastos a otra, y, con el cierre del periodo fiscal 2023 y preparación para la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta en marzo, conviene entender su tratamiento desde una perspectiva fiscal para que los contribuyentes sepan si pueden deducirlos de la renta bruta o no.

 El reembolso se conceptualiza en algunos oficios de la Dirección General de Tributación (DGT) como la acción en la que, en virtud de que un tercero desembolsó el valor de una factura emitida a nombre de un contribuyente, este último le paga de vuelta.

 Como regla general, todo gasto deducible debe ser útil, necesario, y pertinente para generar rentas gravables, pero además el contribuyente deberá contar con los comprobantes de respaldo según las disposiciones normativas y los criterios emitidos por la autoridad tributaria.

No obstante, para que los contribuyentes puedan deducirlos de la renta bruta, la Administración Tributaria ha señalado en reiteradas ocasiones la necesidad de cumplir con determinados requisitos formales, pues en ocasiones los contribuyentes no logran demostrar la vinculación de esos reembolsos por no contar con respaldos adecuados. 

Para que un reembolso de gastos pueda ser considerado un gasto deducible es necesario que se cumplan dos o tres pasos dependiendo de si se trata de reembolsos por viáticos o reembolsos por gastos operativos.

En el caso de los viáticos el empleado debe solicitar el comprobante electrónico a nombre del empleador y posteriormente, según las políticas de la empresa, el empleador ejecuta el pago. En una resolución de la Sala Primera del Tribunal Fiscal Administrativo emitida en el año 2023, la Administración Tributaria señaló que los gastos que pagó un equipo de fútbol no podrían deducirse en virtud de que las facturas fueron emitidas a nombre de sus jugadores y no a nombre de la sociedad, por lo que se desconoció el reembolso como gasto.

Por otro lado, en el caso de los reembolsos por gastos operativos se debe cumplir con lo siguiente: (i) que el tercero que realiza el pago solicite el comprobante electrónico a nombre del usuario final del bien o servicio que realizará el reembolso; (ii) que el tercero que realizó el pago emita un comprobante electrónico en el que solicita el pago del reembolso en la casilla de otros nodos y como no sujeta a IVA ni al Impuesto sobre la Renta; y (iii) que el contribuyente y usuario final del bien o servicio realice el pago.

Debe señalarse que a pesar de que no existe en la actualidad una regulación en la Ley de Impuesto sobre la Renta o su reglamento que identifique de manera clara el tratamiento fiscal de los reembolsos, tener estos cuidados en el manejo de dichos pagos resulta indispensable para que su deducibilidad pueda considerarse válida para el contribuyente.

Para que el contribuyente pueda contar con una mayor seguridad jurídica, y una mayor claridad sobre el tratamiento y manejo fiscal de los reembolsos de gastos y viáticos, convendría realizar una reforma a la ley.

Al ser un tema que afecta la base imponible del impuesto sobre la renta, por reserva de ley, ni los criterios de la Administración ni un reglamento o resolución administrativa deberían considerarse suficientes para regular y limitar esta cuestión.