Cierre fiscal y asambleas societarias; Diligencias pertinentes

Dr. Juan Diego Sánchez Sánchez, Ph.D

Asesor y analista financiero, abogado, profesor e investigador

La actividad lucrativa usual, es decir, los giros de negocio comerciales pueden ser llevados a cabo por personas físicas, o bien, por sociedades mercantiles, que a su vez son divididas en una categorización que las separa entre entidades personales y de capital, contando con particulares de interés y de necesaria diligencia en materia de su gestión, con especial cuidado al desarrollo de las asambleas donde sus propietarios participen.

Para efectos de lo anterior, y en consideración directa a una mayor existencia de sociedades de capital, en las cuales el principio de la separación de capitales se manifiesta, entiéndase, el haber patrimonial del socio o cuotista es diferente al de la entidad, es donde se enfoca el análisis de la gestión de sus asambleas generales, y en ligamen al cierre fiscal del ejercicio comercial y lucrativo de la organización en cuestión.

Antes de entrar en un análisis de fondo en materia de asambleas, es importante señalar que las sociedades de capital se dividen en dos categorías, siendo estas las de responsabilidad limitada y las anónimas, contando estas últimas con un mayor uso práctico en el desarrollo de negocios, quizás por la facilidad que tienen en materia de la expansión del giro realizado, en especial atención a la posible y relativamente simple incorporación de nuevos socios. En las primeras, los tenores de los títulos que acreditan propiedad se conocen como cuotistas, donde estos documentos se precisan como cuotas específicamente, mientras que en la segunda los propietarios son llamados accionistas o socios, y su derecho en cuestión es acreditado por el dominio sobre las consecuentes acciones.

Lo anterior es de vital relevancia para el funcionamiento técnico y práctico de las sociedades antes señaladas, pues al ser entes colectivos cuyo capital social esta suscrito por cuotas o por acciones, es menester de cada entidad realizar y diligenciar las asambleas colectivas en las cuales los propietarios, entiéndase cuotistas o socios deben participar. Cabe señalar que, aunque el análisis realizado puede ser aplicable para ambos tipos de sociedades, se da un mayor énfasis a las sociedades anónimas, pues suelen tener un mayor grado de cuidado en materia de la puesta en práctica de sus asambleas, esto pues, la normativa exige ciertas formalidades que deben ser respetadas en áreas de asegurar la validez de los acuerdos tomados por estos órganos sociales de máximo poder, destacando los procedimientos definidos para su convocatoria.

En línea de lo anterior, cabe indicar que la asamblea de socios o cuotistas es el órgano societario de mayor poder, y es la figura competente para la toma de decisiones que sean atinentes a la naturaleza misma de la empresa, su giro comercial, cambios de su razón, inversiones que comprometan proporciones fundamentales de sus activos o capital, así como de otros aspectos estratégicos pertinentes al negocio como tal, resaltando puntos como las fusiones, adquisiciones, gestión de la naturaleza del negocio, nombre comercial y demás que tengan un impacto en la vida mercantil misma. Al ser decisiones de alto nivel, estas son acordadas con base al 51% del capital social, salvo que el mismo pacto social disponga lo contrario, entendiendo esto como el acuerdo inicial de los propietarios, mediante el cual se definen, entre otras cosas, las reglas de la administración de los procesos societarios.

Al hacer referencia a las asambleas de socios o cuotistas, tal cual se señala antes, debe hacerse mención a la norma comercial nacional, la cual establece la división de estas reuniones en dos clases, siendo estas las ordinarias y las extraordinarias, donde las primeras denotan un carácter obligatorio, mientras que las segundas son de carácter facultativo, pero con la particularidad de ser de índole mandatorio cuando deban tomarse decisiones ligadas a la naturaleza misma de la sociedad y el giro comercial de la empresa. Para las primeras asambleas, es fundamental señalar que la norma plantea la obligación de su celebración al menos una vez durante cada ejercicio comercial y fiscal, siendo esto observable en el país para el periodo de Enero a Diciembre.

Al hacer una remisión a la normativa comercial nacional, es fundamental señalar que los temas puestos a discusión en las asambleas ordinarias no son facultativos ni de libre elección, sino más bien, estos son de corte taxativo, siendo dados por tres aspectos específicos, definiéndose la revisión de los estados financieros y contables del ejercicio fiscal, nombramiento, aprobación o remoción de la Junta Directiva, y las acciones procedentes para la gestión del pago de dividendos a los socios o en su defecto a cuotistas. Este proceso debe ser dado en una asamblea de índole ordinaria, en la cual requiere contarse con una votación de al menos el 51% del capital social, salvo que el pacto social disponga lo contrario.

Como puede observarse, los acuerdos tomados en una asamblea ordinaria no deben tener un alcance mayor a los temas propios y atinentes a este tipo de órgano, es decir, cualquier decisión que sea precisada en referencia a temas adicionales no parece tener validez y necesitaría ser discutida en una reunión social de naturaleza extraordinaria. En esta línea, es clave plantear la noción que la reunión indicada manda a ser celebrada en función del periodo fiscal, el cual abarca de Enero a Diciembre, y en ella deben ventilarse los temas propios antes señalados, por lo cual la fecha donde se lleve a cabo requiere ser definida en un función de un plazo razonable para considerar el cierre del año tributario, de forma que se tenga acceso a los estados contables atinentes al ejercicio comercial del año que se cierra para ser discutidos en dicha asamblea.

Ahora bien, tal cual puede observarse, los temas analizables por los socios en una asamblea ordinaria son definidos de forma rígida y requieren ser abordados, al menos una vez durante el ejercicio comercial, no visualizándose puntos tales como la aprobación de la celebración de juntas directivas, el correspondiente pago de dietas, las frecuencias de cancelación, incluido el plan de pagos de dividendos, pues si bien es cierto, la autorización en su proceder es dada como un acuerdo ordinario, su proyección y flujo parecen ser más ligados a una decisión especial. Puede observarse así la importancia de la celebración de reuniones extraordinarias para efectos de la toma de decisiones que afecten la administración y el giro de negocio, las cuales, en aras de ser válidas deben ser diligenciadas en este tipo de asambleas.

Vale recalcar y en el caso particular del pago de dietas a directivos, la importancia de contar con su correspondiente acuerdo en un acta de asamblea extraordinaria, en especial ligamen al hecho que estas erogaciones son posteriormente consideradas como gastos deducibles, de forma que el debido comprobante para su gestión fiscal, deriva precisamente del acuerdo tomado por los socios, que posteriormente requiere su acta de junta directiva especifica. De igual forma cualquier otra decisión tomada en asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, debe ser respaldada por medio de las actas que emanen de dichas reuniones, contando así con el comprobante adecuado.

Finalmente, es importante la indicación dada para el cierre fiscal, pues para efectos de la celebración de la reunión ordinaria, esta debe ser celebrada posterior a su cierre, y requiere ser hecha en función de la toma de decisiones que de ella deriven, donde la aprobación de los estados contables, junta directiva y pago de dividendos requieren ser plasmadas, y en caso de desearse cambiar alguno de estos elementos en el año fiscal siguiente en curso, es obligatoria la convocatoria y celebración de una nueva asamblea ordinaria para la permuta, siendo menester societario su proceder y prerrogativa de los propietarios su decisión final