Ante cambios en medidas sanitarias Centro de Convenciones se adapta para organizar eventos en 15 días

La incertidumbre y especulación sobre posibles cambios en las medidas sanitarias durante la pandemia de la Covid-19, ha llevado al Centro de Convenciones de Costa Rica a pasar de organizar eventos en un periodo de un año a un plazo de quince días.

El factor determinante para este cambio fue la adaptación del proceso comercial y planificación de eventos, que permitió establecer mayor flexibilidad en las negociaciones con los clientes que desean realizar desde actividades sociales hasta grandes eventos corporativos.

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Así lo explicó Álvaro Rojas, gerente general del Centro de Convenciones, quien aseguró que este es uno de los cambios y adaptaciones que han enfrentado para mantener con buenos números esta industria.

“Antes un evento duraba un año en organizarse, ahora a nosotros nos lo confirman en quince días, por la misma incertidumbre que el cliente no quiere arriesgar su dinero y quiere tener la mayor certeza posible de que cuando va a hacer su evento, va a poder tener todas las condiciones, y que las restricciones sanitarias no le vayan a afectar”, dijo Rojas.

Esto los ha llevado a implementar modificaciones en los procesos de contratación y de compra, así como variantes en la elaboración de menús, con la intención de brindar mayores garantías a sus clientes.

Y es que para el 2019, el Centro de Convenciones logró sumar hasta 210 eventos con aforos de entre 600 y 700 asistentes, mientras que el 2021 les permitió cerrar con 180 eventos, pero con una asistencia promedio de 200 personas, a las que suman las conectadas virtualmente en muchos rincones del planeta.

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Para Rojas, la pandemia los ha empujado a estar siempre listos a los cambios y además a fortalecer un área que antes tenían disponible, pero que no era utilizada en la mayoría de los eventos, como lo es la virtualidad.

“Tal vez tenemos una asistencia promedio de 200 personas, pero muchas personas en los entornos virtuales conectados a estos eventos, que es una de las nuevas tendencias que hemos ido manejando y así hicimos el cierre del 2021 y con una perspectiva del 2022 de recuperación, pero de incertidumbre”, agregó el gerente general.

Al detectar durante el 2021 e inicios del 2022 como los eventos se están organizando en tan corto tiempo (alrededor de un 90%), desde ya se preparan para las nuevas tendencias de mercado y así poder atender las actividades que se encuentran negociando desde principio de año.

Adaptarse en todos los sentidos, tanto en la parte estratégica como en la parte táctica, y que además el cliente sienta esa flexibilidad, es el principal desafío para este 2022, de acuerdo con Álvaro Rojas.

“Lo que nos dice eso es que el mercado está listo para reunirse, quiere reunirse, ven una ventaja competitiva en hacer lanzamientos de productos, capacitaciones, congresos y convenciones, y obviamente todos tenemos que estar listos para ese repunte, que se combina con la virtualidad”, dijo Rojas.

En la actualidad cuentan con cuatro certificaciones internacionales en materia de seguridad sanitaria y al ser un lugar exclusivo para eventos, ha permitido que los clientes lo seleccionen por ser un recinto mucho más seguro, lo que al final destacan como una de sus ventajas competitivas.

Ante las modificaciones en las medidas y restricciones anunciadas por el Gobierno esta semana, desde el Centro de Convenciones señalan que el único cambio que deberán ajustar con los clientes es el horario de la restricción vehicular, pero por lo demás, podrán seguir desarrollando eventos presenciales e híbridos.