Siete recomendaciones para mejorar el Registro de Beneficiarios Finales

El pasado 31 de enero expiró el plazo para reportar quiénes son los beneficiarios finales de sociedades y otras estructuras asociativas. Sin embargo, fue aprobada in extremis una ley que dejará sin sanción a quienes realicen el reporte tardíamente en febrero y marzo y con la mitad de la pena para quienes lo hagan en abril. A pesar de esta moratoria, una vez casi superada esta primera etapa, vale la pena repasar algunas notas que pretenden ayudar a las autoridades a hacer el proceso más amigable y ágil para el usuario. Al fin y al cabo, con la facilidad se incentiva el cumplimiento y la formalidad.

Otro procedimiento de autenticación. Lo primero que se debe reconsiderar es el requerimiento de la firma digital para el cumplimiento del registro. Para muchas personas ha sido un tortuoso camino obtenerla. La pregunta es, si para realizar una declaración jurada del impuesto sobre la renta no es necesario disponer de la firma digital, ¿por qué para presentar esta declaración sí lo es? Considero que se podría facilitarle la vida al obligado y establecer un procedimiento de autenticación similar al del ATV (Administración Tributaria Virtual) para hacer el reporte.

El sistema se debe simplificar. El sistema ha mostrado ser poco amigable para el usuario, con el agravante que existe poca o ninguna guía gratuita. Algunas cuestiones se han ido depurando sobre la marcha, pero es claro que las autoridades todavía deben trabajan fuerte en simplificar el sistema. Lo primero debería ser establecer una pequeña comisión con algunos usuarios –por ejemplo, a través del Colegio de Abogados y Abogadas o cualquier otra corporación similar– y determinar formas de simplificación del procedimiento. Incluso, se podría establecer un plan piloto que ayude a las autoridades a entender mejor las dificultades del usuario.

Menor tiempo para completarlo. Tengo conocimiento que la compleción del procedimiento para suministrar la información ha demorado entre quince minutos –en el mejor y más sencillo de los casos– y hasta nueve horas –en el peor–. Aunque estoy seguro que hubo personas que tuvieron que invertir mucho más tiempo. ¿Se imagina tener que gastar nueve valiosas horas de su tiempo para cumplir con este requisito? No es justo ni racional. Insisto, el sistema se debe simplificar. Presentar la declaración debería ser una acción rápida. Por ejemplo, una de las trabas que demora la presentación de la información es que es necesario firmar digitalmente cada paso de esta. Debería modificarse para que solo se firme digitalmente el último paso de la declaración, o bien, como dije anteriormente, eliminar la firma digital completamente.

Reportar solo las participaciones sustantivas. Según Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal que dio origen a este Registro de Beneficiarios Finales, solamente se debe suministrar la información de aquellos beneficiarios que tengan una “participación sustantiva” en la estructura. De hecho, la propia ley define ese término como “(…) la tenencia de acciones y participaciones en un porcentaje igual o mayor al límite que a estos efectos fijará reglamentariamente el Ministerio de Hacienda, en atención a parámetros internacionales, y dentro de un rango del quince por ciento (15%) al veinticinco por ciento (25%) de participación con respecto al capital total de la persona jurídica o estructura jurídica”.

El Ministerio de Hacienda se decantó finalmente porque una “participación sustantiva” sea aquella superior al 15%. No obstante, el sistema del Banco Central de Costa Rica solamente admite que se incluya la totalidad de los beneficiarios finales. Es decir, no importa si un accionista es propietario de solo el 0,01% de las acciones de una sociedad, el sistema no admite que se reporte menos del 100% de las participaciones. Evidentemente, esto puede ser un atraso considerable para el obligado cuando existen muchos tenedores minoritarios. Entonces, una manera de agilizar el proceso es que se ajuste el sistema para que solamente sea necesario reportar las participaciones sustantivas, tal y como lo expone la ley.

Sistema más flexible. En quinto lugar, muchos nos hemos encontrado que el sistema estaba diseñado únicamente para estructuras societarias costarricenses, pero no estaba preparado para nutrirse de información de estructuras extranjeras. Como ejemplo, puedo mencionar que no era posible cumplir con el registro cuando existían entidades extranjeras con acciones sin valor nominal. Por supuesto que no es posible predeterminar la totalidad de las estructuras jurídicas extranjeras que deberán ser reportadas. Por lo que la manera de ejecutar un cambio positivo sería que el sistema no tenga casillas preestablecidas, más bien que incluya espacios en blanco para que el obligado complete la información que necesite.

Declaraciones ordinarias fáciles y rápidas. Una vez completado el proceso, muchos han respirado con satisfacción al haber concluido la ardua labor. Sin embargo, no se debe olvidar que este camino deberá ser transitado anualmente en abril y extraordinariamente cuando haya un movimiento en relación con el 15% o más de las participaciones.

La próxima declaración ordinaria será en abril de este mismo 2020. En este ámbito también hay una oportunidad excepcional de mejora. La propuesta para las autoridades es que en esta declaración ordinaria anual, el suministro de información sea la respuesta a una simple pregunta: ¿Ha habido cambios o no respecto de la última declaración? Si no ha habido cambios, no se debería demorar más de tres minutos. Si ha habido cambios, pues estos se reportan. Pero una declaración para reportar cambios no debería demorar, en total, más de unos quince o veinte minutos.

Propósito de la información. Finalmente y algo de lo que se ha hablado poco es que no existe claridad de cuál será el propósito para el que será utilizada la información suministrada. Si bien es cierto la Ley establece algunos objetivos demasiado generales, todos de índole tributario, ninguno es contra el lavado de dinero. Sería conveniente que las autoridades respectivas delimiten y hagan de conocimiento público cuáles son los fines particulares que le darán a la información.

Sergio Amador

Socio y experto en Derecho Corporativo, Batalla