Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, se prorroga el plazo de presentación de la declaración anual

Los sujetos obligados a la presentación de la declaración de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales durante el mes de abril de cada año son las personas jurídicas domiciliadas en el país, específicamente sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita, sociedades extranjeras con cédula jurídica nacional, empresas individuales de responsabilidad limitada, sociedades civiles y sociedades profesionales.

No obstante lo anterior, en virtud de la pandemia, a un día de que finalice el plazo de presentación, mediante la Resolución N° DGT-ICD-R-17-2021 emitida por la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas, se prorrogó el plazo para presentar la declaración ordinaria 2021 hasta el 31 de mayo, razón por la cual los sujetos obligados tendrán un mes adicional para cumplir con esta obligación.

Para efectos de presentar la declaración debe considerarse que se encuentran facultados para presentarla aquellos representantes legales que ostenten la representación extrajudicial de la persona jurídica, mientras que en los casos en que dicha representación sea conjunta, el declarante debe contar con la autorización de los otros representantes para completar la declaración. No obstante, es posible autorizar a un único apoderado para presentar la declaración, mediante el otorgamiento de un poder especial en escritura pública, mismo que deberá ser registrado en la plataforma por un Notario Público.

Aquellos obligados que presenten su declaración por primera vez, deben suscribir a la sociedad en la plataforma de Central Directo e ingresar a la funcionalidad del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, registrar un correo electrónico para recibir notificaciones y completar la información requerida referente a la sociedad y al cien por ciento de los socios que tienen participación en el capital social de la sociedad.

Por su parte, aquellos obligados que ya presentaron la declaración en 2019, tendrán la posibilidad de ingresar a la plataforma y precargar la información presentada en la declaración anterior, siendo únicamente necesaria la verificación de la vigencia de la información oportunamente suministrada, a fin de no declarar información errónea o desactualizada.

Cabe destacar que una vez enviada la declaración se tiene por agotado el plazo de presentación y solo podrá ser modificada mediante una declaración correctiva, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, adjuntando una nota firmada por el representante legal, detallando y justificando los motivos de la enmienda.

Asimismo, es importante recordar que se debe presentar una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles siguientes, contados a partir de la anotación en el libro o registro oficial, en los casos en los que existan modificaciones que impliquen que alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el 15% del capital social, o que se den variaciones en los beneficiarios finales por otros medios de control. Igualmente, se deberá presentar esta declaración por parte de la sociedad prevaleciente cuando se den fusiones por absorción.

Algunas aspectos prácticos a considerar son: i) la persona que presentará la declaración debe contar con un certificado válido y vigente de firma digital para personas físicas, pues es la única manera para ingresar a la plataforma; ii) es necesario reportar al 100% de los socios que tengan participación en el capital social; iii) en caso de contar con declaraciones de períodos anteriores pendientes, deberá ponerse al día antes de presentar la declaración correspondiente al 2021; y iv) en caso de que no se cuente con alguno de los datos identificativos exigidos de algunos de sus socios, se tiene la posibilidad de incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada indicando la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, para lo cual deben registrar el número de identificación, nombre completo y nacionalidad de dichos socios, así como sus participaciones, en cuyo caso además deberán realizar al menos una publicación anual en algún diario de circulación nacional para convocar a los socios para actualizar sus datos.

La sanción económica por el incumplimiento de esta obligación es una multa pecuniaria proporcional del 2% de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de 3 salarios base, equivalentes a la suma de ¢1,386,600.00 y un máximo de 100 salarios base, equivalentes a la suma de ¢46,220,000.00. Asimismo, el Registro Nacional no emitirá certificaciones ni inscribirá documentos a favor de quienes incumplan con el suministro de la declaración.

Por último, los fideicomisos privados nacionales o extranjeros que realicen actividades en el país, se encuentran obligados a la presentación de esta declaración por primera vez en el mes de junio del 2021, para lo cual deben solicitar una cédula jurídica al Registro Nacional y solicitar posteriormente a un Notario Público que registre al fideicomiso en la plataforma. A partir del 2022, estas estructuras deberán presentar la declaración en el mes de abril de cada año. Si bien la presentación es hasta junio, es recomendable iniciar estos trámites previos lo antes posible a fin de evitar inconvenientes.