Registro de transparencia o beneficiarios finales

Como un mecanismo para dotar al Estado de más herramientas para combatir el fraude fiscal y, adicionalmente, para luchar contra la legitimación de capitales, se aprobó la ley N°9416 denominada “Ley para mejorar la lucha contra el fraude fiscal”, (la “Ley”), la cual fue reglamentada mediante el Decreto N°41040-H, “Reglamento del registro de transparencia y beneficiarios finales” (el “Reglamento”).

 La principal innovación que contiene la Ley es la creación del “Registro de transparencia o beneficiarios finales”, conocido popularmente como “Registro de Accionistas” (el “Registro”).

 Este Registro se construirá y alimentará mediante la información que, obligatoriamente, deberán proporcionar ciertos sujetos, catalogados por la Ley como obligados, sobre quiénes son sus accionistas y beneficiarios finales, siempre y cuando su participación dentro de estas personas o estructuras jurídicas se pueda catalogar como sustantiva.

 Con base en lo anterior, es necesario realizar ciertas precisiones; con el fin de comprender los alcances de estas nuevas disposiciones normativas. 

Sujetos obligados:

 Los sujetos que se encuentran obligados a proporcionar la información sobre quiénes son sus accionistas o beneficiarios finales se puede enmarcar en cuatro grandes grupos a saber: 

1.   Las personas jurídicas y estructuras jurídicas con domicilio en Costa Rica. Como personas jurídicas debemos entender aquellas sociedades constituidas de acuerdo con las formalidades del Código de Comercio e inscritas en el Registro Mercantil y, por estructura jurídica se entiende aquella forma de integración o asociación, cuya organización y ejercicio se realiza sobre bases legales, lo cual incluye aquellas formas que tengan capacidad de actuar y asumir la responsabilidad jurídica de sus actos.

2.    Los fideicomisos (se excluyen los fideicomisos públicos), quienes deberán informar el objeto del contrato, quien es el fideicomitente, fiduciario y beneficiarios.

3.    Los administradores de recursos de terceros.

4.   Las organizaciones sin fines de lucro, cuyas actividades se encuentren ligadas a la realización de ciertos actos catalogados como “buenas obras”. 

Beneficiarios finales:

 La referencia a beneficiarios finales debe entenderse como aquellas personas físicas que tengan una influencia sustantiva o control, ya sea directo o indirecto, sobre la persona jurídica o estructura jurídica, implicando por ello que: 

i) cuentan con la mayoría de votos,

ii) tienen el derecho de nombrar o revocar el nombramiento de quienes integran los órganos de administración, dirección o supervisión o;

iii) poseen las condiciones de control de la compañía en virtud de sus estatutos.

En referencia al tema del control, el mismo puede ser directo o indirecto. 

Es directo cuando la persona física posee acciones o participaciones suficientes para controlar la persona jurídica o la estructura jurídica nacional y, por indirecto, es el control que se tiene sobre la persona jurídica que, a su vez, tiene participación en la persona jurídica o estructura jurídica nacional. Si la participación accionaria le pertenece a una entidad jurídica extranjera, en caso de que resultare imposible identificar al beneficiario final y siempre que no haya motivo de sospecha, se presumirá que el beneficiario final es el administrador (persona física que ejerce la representación legal de la persona jurídica domiciliada en el extranjero, según lo define el Reglamento).

 Si el responsable de suministrar la información se ve imposibilitado de identificar a todas las participaciones de la entidad jurídica extranjera, deberá demostrarlo fehacientemente mediante una declaración jurada. 

Adicionalmente, deberá adjuntar los respectivos documentos oficiales que se generen en el país extranjero y que demuestren la imposibilidad de identificar a los beneficiarios finales, ya sea certificaciones emitidas por registros de transparencia similares al nuestro y ubicados en el país de origen, certificación de estatutos o cualquier otro documento válido, mediante los cuales se haga constar que no se cuenta con la información de quienes son los beneficiarios finales, o bien, que el capital social se compone de títulos al portador.

 Participación sustantiva:

Las personas jurídicas o estructuras jurídicas estarán obligados a suministrar la información sobre sus accionistas o beneficiarios finales, en el tanto la participación de éstos dentro de la entidad sea igual o superior al 15% de la totalidad del capital, según lo definió el Reglamento.

Por consiguiente, cada vez que se genere algún movimiento dentro de la estructura de participación accionaria de la persona o estructura jurídica; que modifique el reporte anteriormente efectuado al Banco Central de Costa Rica (el “Banco”), se deberá enviar nuevamente al Banco la actualización correspondiente de la información de las participaciones sustantivas de los accionistas y beneficiarios finales.

Temas notariales y registrales:

De acuerdo con la Ley y el Reglamento, de previo a la emisión de algún documento referente a un sujeto obligado, los notarios públicos deberán verificar la lista de sujetos que no han cumplido con el suministro de información que establece la Ley y que el Banco creará para tales fines, con el fin de consignar en los documentos a emitir que el sujeto obligado se encuentra dentro de la lista de sujetos incumplidores. 

Los notarios públicos podrán acceder a esta lista por medio de su firma digital y, para verificar la condición de Notario, el Registro de transparencia y beneficiarios finales confirmará la información en tiempo real ante la Dirección Nacional de Notariado.

Por su parte, el Registro Nacional no inscribirá ningún documento o emitirá certificaciones de personería relacionados con los sujetos obligados por la Ley y se encuentren en la lista de incumplidores.

Formalidades: 

El suministro de la información se deberá efectuar de forma anual, o bien, cada vez que se realice un cambio en la composición accionaria o de beneficiarios finales que amerite actualizar la información previamente enviada al Banco. Para ello, los sujetos obligados contarán con un plazo de 15 días hábiles para brindar la información, lo anterior a partir de que se asentó el cambio en el correspondiente libro de registro de accionistas. 

La información brindada tendrá carácter de declaración jurada y la misma deberá ser suministrada por el responsable del sujeto obligado definido por el Reglamento (representante legal para las personas y estructuras jurídicas, el fiduciario en el caso de los fideicomisos, representante legal o mandatario para los administradores de recursos de terceros y el presidente o quien ejerza la representación, para el caso de las organizaciones sin fines de lucro). 

Una vez brindada la información, la misma deberá ser conservada por el sujeto obligado, en caso de que las autoridades le requieran su presentación posteriormente.

El responsable del sujeto obligado deberá brindar al Banco la información mediante un certificado de firma digital. No obstante, dicha condición podrá ser imposible de cumplir en el caso de aquellas personas jurídicas o estructuras cuyos representantes son extranjeros, dado que para obtener el certificado de firma digital se requiere un documento de identidad válido en Costa Rica, ya sea cédula de identidad o documento de identificación para extranjeros (Dimex). 

Por lo anterior, dada la gran cantidad de entidades jurídicas cuyos representantes legales se encuentran domiciliados en el extranjero, las autoridades se encuentran analizando diversas opciones que permitan facilitar el proceso de suministro de información. Al respecto, una opción que se ha propuesto es la autorización para que el representante legal le otorgue un poder a un tercero, titular de un certificado de firma digital, para que éste último pueda cumplir los requerimientos de suministro de información. Este poder deberá cumplir con las formalidades legales, es decir, estar autenticado por un notario público y ser apostillado.

Excepciones:

La Ley claramente dispone que la misma no esta aplicable en los siguientes casos:

 

1.     Las entidades sujetas a la supervisión de la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef), por la Superintendencia General de Valores (Sugeval) y la Superintendencia General de Pensiones (Supen), lo anterior en relación con sus depositantes.

2.     Las sociedades que cotizan en un mercado de valores organizado, ya sea costarricense o extranjero. 

Por el momento, mediante el último comunicado del Ministerio de Hacienda se insta a todos los representantes legales a iniciar los trámites para obtener el certificado de firma digital, lo anterior con vistas a la entrada en vigencia del Registro en el primer período del 2019, cuyo sistema aún está en construcción por parte del Banco. 

De igual forma, la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas, mediante una resolución de alcance general, deberán establecer el procedimiento que definirá el trámite de suministro de la información requerida, cuya emisión se espera para las próximas semanas. 

Douglas Soto – Socio / Lic. Pablo Sancho 

Socio y Abogado, respectivamente.        

Zurcher Odio & Raven

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