Importancia de una contabilidad como herramienta estratégica para las organizaciones de hoy

Alex Barboza

A&B Advisory

Hoy, debido a tantos factores que desafían la rentabilidad de las empresas como la falta de confianza del consumidor, circunstancias externas, exigencias del mercado y la crisis económica por la que atraviesa el país y el mundo en general; cada paso y decisión que tomen las empresas son vitales y deben basarse en insumos e información real y oportuna.

Esto se suma a cambios que se debieron realizar por la reforma fiscal, el contexto económico adverso pre y post pandemia y la convergencia de la tecnología con la aparición de criptomonedas, blockchain, automatización e inteligencia artificial.

En medio de todo esto y aunque no sea comprendido por todos, la contabilidad juega un papel muy importante. Sin embargo, la concepción tradicional de contabilidad se ha limitado a realizar procesos básicos como registro de facturas de ventas, gastos y ajustes contables para la elaboración de diferentes estados financieros.

La contabilidad en muchas empresas se ha limitado a un requisito fiscal, por ello algunas desconocen la situación y desempeño financiero de sus negocios, sumado a que muchas veces esta contabilidad está desactualizada tecnológicamente.

Este panorama, no favorece en nada a las exigencias actuales, por tanto, hoy surge un nuevo concepto de contabilidad 4.0. para ofrecer información financiera en tiempo real como apoyo a la toma de decisiones inmediatas con el uso de automatización de procesos y robots contables.

La información en tiempo real es fundamental para aquellas gerencias que deban actuar de inmediato a los retos que enfrentan sus negocios. Lo anterior sustituye el modelo de contabilidad tradicional en el que las empresas reciben estos datos dos o tres semanas después y en muchas ocasiones no ofrecen información relevante.

El nuevo concepto de contabilidad 4.0 incorpora el uso robots contables para el procesamiento automatizado de las transacciones de una empresa. Estas soluciones se apoyan en tecnología como inteligencia artificial y en principios de metodologías como Green-Black Belt – Lean Six Sigma, que permiten estandarizar y automatizar los procesos que antes eran de registro manual de transacciones, como son los ingresos, gastos, conciliaciones bancarias, pagos electrónicos, etc.

Gracias a esta tecnología los tiempos que se utilizan para ejecutar esas acciones pueden reducirse incluso hasta a la mitad. Por ejemplo, al emplearse procesos de registro manual se requiere para una empresa promedio entre cinco y seis días para elaborar un estado financiero, pero utilizando la automatización, generar esa información podría realizarse en un solo día.

De esta manera, los recursos de la empresa se pueden enfocar en áreas de valor agregado, como análisis y estrategias de rentabilidad, para obtener una ventaja competitiva en el mercado.

Esto no significa que el personal ya no sea necesario en el área contable, todo lo contrario, hoy se requiere un perfil de profesional en contabilidad más estratégico, pendiente de las necesidades financieras y por supuesto, que esté adecuadamente capacitado en tecnología.

Con esto también se podrían evitar errores contables frecuentes como una inversión fallida en sistemas de información, el pago de impuestos sin una adecuada planificación tributaria, las contingencias fiscales que se traducen en traslados de cargos de la administración tributaria y el crecimiento en los costos administrativos para realizar tareas que pueden automatizarse.

Debemos ser enfáticos en que una inadecuada o desactualizada gestión contable acarrea consecuencias, que pueden estar afectando a las empresas actualmente. No tener información financiera actualizada o correcta es garantía de pérdida de dinero ya que no hay conocimiento acerca de la rentabilidad, liquidez o endeudamiento de la empresa en tiempo real.

La empresa puede tener márgenes de utilidad inadecuados en sus productos, ineficiencias en el costo de materiales, mano de obra o costos indirectos, problemas de cobro en su cartera u obsolescencia en sus inventarios, si no se cuenta con herramientas contables eficientes.

Contrario a lo que muchos pueden pensar, estos robots son accesibles para las empresas y traen más beneficios de los que se podría pensar. Hoy, el impulso de la competitividad de las organizaciones inicia desde la automatización y se sostiene de estrategias oportunas y adaptadas a las exigencias tan cambiantes.