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Haga las reuniones más productivas

Estamos dedicando demasiado tiempo laboral precioso asistiendo a reuniones improductivas. Entre la mayoría de los ejecutivos, las reuniones consumen al menos 20 horas por semana. Una reunión genera otra, y así por el estilo. A continuación tres formas de evitar exceso de reuniones:

1. Mantenga en siete la lista de invitados. La Regla de Siete dice que después de ese número, cada invitado adicional reduce en un 10% la probabilidad de tomar una decisión buena, rápida y ejecutable. Entonces, una vez que alcanza 16 o 17 invitados, su efectividad de decisión es básicamente nula.

2. Haga que la mayoría de las reuniones duren menos de una hora. La mayoría programamos reuniones de 60 minutos por rutina. Cada minuto adicional genera más costo, así que intente reservar periodos más breves que puedan usarse más productivamente. ¿Puede abordar toda su agenda en 30 o 45 minutos?

3. Use reuniones más largas con moderación. Cree (y respete) una nueva regla: cualquier reunión programada para 90 minutos o más requiere  aprobación sénior.

No tema negociar con alguien más poderoso
Puede ser abrumador pedir al jefe una nueva tarea o intentar aterrizar un contrato con un cliente grande. Pero puede tener éxito si aborda la negociación de la forma correcta. No deje que el miedo a la competencia nuble su juicio. Con frecuencia, si otros candidatos están siendo entrevistados o si seis vendedores están luchando por el contrato, nos sentimos tentados a bajar nuestras exigencias. No reduzca su propio valor; piense en las habilidades y experiencia que ofrece y que los demás no. Para dominar su miedo, lo más importante es estar bien preparado. Haga una lista de lo que quiere de la negociación y por qué, y después estudie las motivaciones, obstáculos y metas de su contraparte para que pueda hacer una lluvia de soluciones creativas que funcionen para ambos. Encuentre datos que ayuden a establecer su punto, y ármese de confianza escuchando y haciendo preguntas. Todo esto lo ayudará a mantenerse tranquilo.

Haga espacio para su equipo en su plan de negocios
Los inversionistas que evalúan un plan de negocios a menudo empiezan leyendo la sección de quién está involucrado. Entonces, hacer un esfuerzo para presentar a su equipo administrativo es igual de importante que describir la empresa, la competencia y las cuestiones financieras. Incluya el currículo de todos en la sección de anexos, y use la sección biográfica para subrayar dónde han trabajado antes los miembros de su equipo y en qué forma proyectos previos se relacionan con la nueva empresa. Comparta cualquier habilidad especial que aporten a la mesa. Muestre que son capaces de reconocer riesgos, responder a problemas y tomar decisiones difíciles. Los inversionistas querrán saber cuán comprometidos están, así que comunique qué motiva a cada integrante del equipo. Entonces podrá presentar al equipo como una unidad; afirmar sus fortalezas, reconocer sus debilidades y explicar su filosofía gerencial.

Temas de conversación

Atracción de talento
Cuantos más esfuerzos haga un entrevistador por “vender” a un aspirante que trabaje en la compañía, menos capaz es de juzgar el valor del candidato, según una serie de experimentos de Jennifer Carson Marr, del Instituto Tecnológico de Georgia, y Dan M. Cable, de la Escuela de Negocios de Londres. Hacer que el trabajo parezca atractivo se vuelve una distracción que entorpece los juicios precisos. A las firmas les convendría separar las tareas de evaluar y de ganarse aspirantes, asignando esas funciones a distinta gente, afirman los investigadores.

Desempeño de aerolíneas
Pudiera esperarse que las aerolíneas establecidas mejoren su puntualidad para proteger su porcentaje de participación cuando competidores de bajo costo entran a sus mercados, pero sucede lo contrario, dicen Jeffrey T. Prince y Daniel H. Simon, de la Universidad de Indiana. Por ejemplo, el primer año luego de la entrada de Southwest, la proporción de vuelos de aerolíneas ya existentes que llegaron al menos 15 minutos tarde creció un promedio de 3.2 puntos porcentuales. La caída en el desempeño podría ser resultado de la reducción de costos de las aerolíneas en respuesta a la nueva amenaza, dicen los investigadores.

Melissa González

mgonzalezt@larepublica.net