Elementos contables mensuales

Como consecuencia de la entrada en vigor del impuesto al valor agregado a partir del próximo 1 de julio, los cambios son múltiples y queremos enfocarnos hoy en algunos de los deberes contables que resultan de la entrada en vigor de la ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas y las normas accesorias.

En particular, para los prestadores de servicios -aunque las reglas son iguales para éstos y los vendedores de bienes. El motivo especialmente enfático para los prestadores de servicios radica, en que somos quienes, de forma más contundente, estaremos viendo afectadas nuestras obligaciones contables.

En la actualidad los prestadores de servicios, excepto aquellos que de manera excepcional están sujetos a las reglas del artículo 1 de la ley de impuesto sobre ventas, que ya han venido teniendo contacto con la imposición indirecta de un carácter análogo, aunque con radicales diferencias que no deben hacer que bajen la guardia en la adecuación de sus sistemas y actos relativos a este nuevo impuesto de naturaleza indirecta también, pero con una cantidad inmensa de matices que explicaremos.

Los contribuyentes prestadores de servicios estaban acostumbrados-los que estaba cumpliendo con sus obligaciones tributarias al menos- a tener contacto con su contador o hacer por medios propios la “contabilidad” que sustentara su declaración del impuesto sobre la renta y cumpliera en lo aplicable con las respectivas obligaciones de información mediante el formulario de ventas, compras y gastos específicos, sea el D.151. Estas obligaciones se llevaban una vez al año con fecha de cierre 30 de setiembre y presentaciones de formulario de información el 30 de noviembre, sea 60 días después del cierre, presentado renta cuando tarde el 15 de diciembre de cada año, sea 75 días después del cierre.

Los prestadores de servicios se encuentran o deberían estar, escazas excepciones, en el sistema de facturación electrónica, sin embargo, la realidad es que algunos sí y otros no necesariamente, esto debe cambiar a partir del 1 de julio, con un novedoso sistema de control de incumplimiento introducido por la normativa de facturación electrónica que regirá precisamente a partir de la misma fecha con la versión 4.3 de factura electrónica. Los prestadores de servicios de oficios tales como: transporte en sus diversas versiones si su servicio no es tarifariamente regulado por la ARESEP, los jardineros, los albañiles, mecánicos de todas las diversas disciplinas, los transportistas de carga, los dueños de vehículos en arriendo para empresas o para el transporte de personas o mercancías y una larga lista de etcétera que preferimos a riesgo de no equivocarnos decir en un amplio TODO, si no entregan comprobante electrónico, obligaran al adquirente de sus servicios a emitir un comprobante de adquisición electrónica, que iniciará a dar señales de existencia de estos sujetos a la Administracion Tributaria, constituye esto un primer cambio que aumenta los riesgos de detección de omisos.

El otro cambio, los plazos se acortan y la frecuencia se aumenta. A partir del 1 de julio, la contabilidad completa de ingresos, costos y gastos de llevarse mensualmente, para consignar en los registros obligatorios nuevos para estos agentes económicos sujetos al impuesto, los relativos a compras y ventas, para que en los mismos se distinga una multiplicidad de situaciones respecto de sus elementos de facturación, como sujeta, exenta, con tarifas reducidas en la adquisición, en la venta, así como los elementos de la proporcionalidad.

La periodicidad mensual es a la vez de un plazo tremendamente corto, solamente quince días, esto hace que los contribuyentes que lleven por cuenta propia y los que se sirvan de contadores más aún, deban ir estrictamente al día. A la vez para unos y otros el poder cumplir con eficiencia y precisión las obligaciones determinativas del impuesto a cancelar, deben contar necesariamente con apoyos informáticos que a la vez de amigables, simples y accesibles, sean seguros y diseñados contando con los elementos de la experiencia e inteligencia tributaria que permita prever la diversa cantidad de casuística que presenta cada mes el impuesto recién por nacer.

A estos deberes contables le surgen derivaciones de llevar registros separados del valor de las proporciones que temporalmente, de manera anual deben liquidarse por los valores de la no aplicación temporal de los derechos de crédito, sean las reglas de proporcionalidad que deben distinguir de forma mensual las partes del IVA pagado que no se han podido reducir del impuesto por pagar y que pueden llegar a afectar dos tipos de transacciones al final de año, sea con cierre al 31 de diciembre de cada año, sea las cuentas de gastos o de valores de adquisición de activos en el periodo. Esto significa en la práctica, que el IVA es un impuesto de liquidación mensual provisional y anual de carácter definitivo, implicando el deber de aplicar ajustes contables y de efectos en la deducción del IVA del mes de diciembre que debe efectuarse a más tardar el 15 del mes de enero, vaya fecha, cuando aún muchos usaban estar regresando de vacaciones; puede que hasta estos usos deban cambiar.

Como resultado de las obligaciones contables descritas, la norma de IVA requiere que el sistema de cálculo del IVA sea integral e integrable de manera versátil, a una diversidad múltiple de sistemas contables que los contribuyentes acostumbran usar para la llevanza de su contabilidad. Los profesionales contables van a ser altamente demandados, asumiendo nuevas y crecientes responsabilidades lo que les hace difícil o materialmente imposible cumplir usando mecanismos tradicionales de gestión de procesamiento de información. Todos estos paradigmas que cambian no dejan de ser parte del reto de la entrada en vigor del IVA para contribuyentes, tanto que cuentan con medios materiales y personales de organización, como quienes no, ya que las obligaciones no distinguen entre unos y los otros.

Aunque su actividad esté exenta, la obligación de presentar el 15 de cada mes persistirá, en forma e integridad de datos, ya que el objetivo del IVA en los sistemas tributarios -aparte de aumentar la recaudación- es el de contar con la potencia recaudatoria indirecta, mediante la generación del flujo de información de trascendencia tributaria para alimentar las bases de datos de la Administracion Tributaria, lo que conllevará que esta entidad pueda determinar con grados importantes de precisión cuáles son los valores de impuesto sobre la renta que recibirá de cada contribuyente, dato que hasta ahora, era un valor ciego, sin contraste otro que no fuera la información -que el último año en particular- viene generado la factura electrónica.

Cada persona física o jurídica, que lleve a cabo una actividad de cualquier índole, excepto si es exclusivamente asalariado, sin importar el monto y frecuencia de la generación de sus ingresos tendrá obligación de presentar su declaración del IVA el próximo 16 de agosto. ¿está usted preparado? ¿cuenta con los medios materiales y tecnológicos necesarios para el cumplimiento de este alud de deberes en tan corto plazo y de manera constante?

Si su respuesta es no, no entre en pánico, actúe, le va a agarrar demasiado tarde y el curso del tiempo transcurrirá de manera inmisericorde en su contra.