El trabajo y las oficinas post COVID-19

Recientemente, Saikat Chatterjee, Director Senior de consultoría en Gartner dijo: “Estamos siendo forzados hacia el experimento más grande del mundo de trabajo-en-casa y, hasta ahora, no ha sido fácil de implementar para las organizaciones” en referencia como muchas empresas alrededor del mundo han debido adaptarse rápidamente a un modelo de trabajo que – si bien ya estaba presente de alguna manera en algunas de ellas – para muchas ha sido algo completamente nuevo.

El trabajo remoto (o trabajo flexible o fuerza laboral distribuida) existe hace muchos años como una medida efectiva de balance entre la vida personal y laboral de los trabajadores, de impacto positivo con el medio ambiente por reducción de emisiones por desplazamientos, de eficiencia en el diseño de espacios de trabajo por reducción de área innecesaria, de continuidad de negocio y de confianza en la capacidad de las personas de decidir dónde y cuándo realizar su trabajo.

En la década de los 90, un puñado de empresas de tecnología (Nokia, Microsoft, IBM, Sun Microsystems, HP, etc.) buscaron – mediante el uso de sus propias tecnologías – impulsar la movilidad de sus trabajadores, con el beneficio adicional de optimizar el costo de sus oficinas por la reducción de espacio que implicaba no tener a la fuerza laboral concentrada en un solo lugar.

La primera década del siglo XXI fue testigo de un gran impulso hacia el trabajo remoto – principalmente en el sector de la tecnología, aunque con una participación interesante de otros sectores como la banca, la farmacéutica o el consumo en países como Holanda o Alemania – donde se empezó a explorar el concepto de la oficina como un centro de colaboración, donde no existen los puestos asignados y donde los empleados no necesariamente pasan la mayor parte de su tiempo, y que la utilizan en combinación con sus casas y otros espacios o “third places” (La cadena de cafeterías Starbucks ha sido por muchos años el “tercer lugar” por excelencia para muchos trabajadores, antes del surgimiento del coworking) lo que se tradujo en una reducción de las áreas de oficinas, un incremento de áreas de colaboración, espacios más abiertos y la aplicación de lo que hoy conocemos como “Diseño basado en actividades” (ABD por sus siglas en inglés)

A principios de la década siguiente (la que acabamos de cerrar) se produjo un fenómeno interesante: Los trabajadores se quedan en casa y casi no vienen a la oficina. Grandes empresas tecnológicas como IBM o Yahoo! piden a sus empleados “volver” a sus oficinas como centro primario de trabajo – el memorándum de Marisa Mayer, CEO de Yahoo! fue ampliamente difundido en todo el mundo como señal del fracaso del trabajo remoto – y comienza una era de celebración de la oficina como el mejor lugar para trabajar. Hablamos de mejorar y elevar la experiencia en el espacio de trabajo y de diseñar oficinas centrándonos en la experiencia de las personas y en su bienestar. Nos alejamos de los grandes espacios abiertos (open plan) para enfocarnos más en el balance entre espacios cerrados y abiertos y entre espacios individuales y de colaboración.

… y entonces, llegó el coronavirus.

Y todos nos vimos obligados a encerrarnos en nuestras casas. Es importante aclarar que esta situación no es trabajo remoto/flexible como lo conocíamos… esto es un confinamiento obligatorio, que presenta una serie de condiciones y retos muy diferentes: Las familias están conviviendo mucho más tiempo en casa, en una combinación de teletrabajo, educación virtual, cuidado de niños y/o familiares y restricción de movimiento en espacios públicos. Muy lejos de la idea de flexibilidad y conciliación de la vida laboral y personal que originalmente originó esta tendencia.

Surgen algunas preguntas con respecto al trabajo y las oficinas, que intentaré responder.

¿Seguiremos trabajando de manera remota en el futuro?

Sin duda esta gran “prueba piloto” tendrá efectos en el futuro. Una de las mayores barreras para implementar esta medida han sido las propias organizaciones, o más bien los directivos/gerentes de estas, con la idea – muy paternalista, por cierto – de que los equipos no son capaces de trabajar de forma eficiente sin una supervisión. Hemos demostrado que el trabajo remoto, además de conveniente, es una medida muy efectiva, y muchas compañías han anunciado sus planes para mantener parte de sus empleados trabajando de forma distribuida por más tiempo. O permanentemente.

Y entonces… ¿volveremos a las oficinas?

Sin duda, pero no serán iguales. Vivimos un momento nunca visto en la historia reciente y su impacto en los espacios de trabajo será significativo. Aunque en términos generales tenemos más preguntas que respuestas, hay algunas “pistas” de lo que podría venir: Con un incremento del trabajo remoto –para tareas individuales, de enfoque y concentración o colaboración virtual – los espacios de trabajo tendrán una vocación de colaboración, innovación, co-creación y cultura. Esta no es una idea nueva… es la dirección a la que nos dirigimos de todos modos.

¿Se reducirán los espacios de trabajo en el futuro?

Es probable. En la ecuación para obtener el “área necesaria” hay muchos factores: Empleados con mayor expectativa de flexibilidad, empresas con vocación de mantener una fuerza de trabajo distribuida, restricción de inversiones – el espacio suele ser el segundo gasto más grande después de los salarios, y el m2 es el multiplicador del gasto –una aceleración hacia modelos de espacios más enfocados en la colaboración y la experiencia… todo apunta hace que el resultado neto de la ecuación podría ser una reducción del área requerida.

¿Habrá una nueva “densidad” como consecuencia del distanciamiento social?

En el corto plazo, sin duda. Las oficinas modernas (de espacios abiertos y sistemas tipo “bench”) no estaban diseñadas para mantener una distancia de seguridad. En Gensler, estamos trabajando con herramientas que nos permiten entender como adaptarnos a estas medidas.

La realidad es que llevamos más de 30 años reduciendo espacios y buscando optimizar la cantidad de personas que caben en las oficinas. Comparativamente, construimos cada año menos metros cuadrados de oficinas que nuevos puestos de trabajo creamos. El resultado inmediato será que las oficinas albergaran a menos personas, por lo tanto, habrá más espacio por persona… ¡y esto podría ser muy bueno! Si pensamos en mejor calidad de espacios en el futuro, en oficinas menos enfocadas en el escritorio como unidad base de cálculo y nos enfocamos en la experiencia y las actividades colectivas, apuntamos a una combinación de menos personas y más espacio por persona.

¿Volverán las oficinas con cubículos y oficinas cerradas?

Normalmente respondo a esta pregunta con otra pregunta: ¿Es una buena estrategia responder a los problemas actuales/futuros con soluciones del pasado? Espero y creo que no. Pueden aparecer soluciones temporales de separación – es increíble el aumento de precio de materiales como el plexiglass – para mayor seguridad y tranquilidad de las personas, pero pensar que vamos a retroceder en lugar de avanzar no es una estrategia recomendable.

¿Aparecerán nuevos tipos de espacios en las oficinas?

Hay una oportunidad interesante. Después de iniciar el “regreso” a las oficinas – en pequeñas cantidades primero, y luego hasta alcanzar la capacidad máxima permitida según el distanciamiento social – tenemos por delante varios meses de “convivencia” con el COVID-19 y con una realidad muy clara en el corto y medio plazo: Habrá un grupo de personas trabajando remotamente, otros en las oficinas y podremos empezar a probar nuevas soluciones que nos permitirán “reimaginar” los espacios de trabajo del futuro. Será un período muy interesante donde encontraremos nuevas formas de trabajar. Típicamente, las métricas de un “programa” de áreas se calculan en base al número de puestos de trabajo: cantidad de empleados = cantidad de puestos de trabajo. Algunos atrevidos ensayamos con puestos compartidos… y en base a la cantidad obtenida calculamos la cantidad de salas de reuniones, de entrenamiento, zonas de colaboración abierta, cafetería, etc. Podríamos muy bien llegar a un nuevo concepto de programación en base a actividades y no a la cantidad de personas que se tienen que sentar en un puesto fijo la mayor parte del tiempo… Algunos ya empezamos a imaginarnos ese futuro. Para más información sobre como el diseño responde a un mundo cambiante.

¿Qué pasará con los espacios de coworking?

El espacio de coworking implica alta densidad y puestos compartidos y ninguno de los dos es aceptable, con el consecuente perjuicio a sus ingresos. La gran fortaleza del coworking es la flexibilidad, y puede convertirse – en el corto plazo – en su gran debilidad: muchas empresas, grandes y pequeñas, trabajadores independientes y emprendedores buscarán recortar gastos y los contratos flexibles serán los primeros de la lista. En los meses anteriores a la pandemia, la enorme demanda por contratos más flexibles impulsó un crecimiento exponencial de este tipo de espacios, creando zozobra en los operadores “tradicionales” de la industria inmobiliaria. Esto no va a cambiar y en el largo plazo seguiremos en la misma ruta de búsqueda de mayor flexibilidad en los arrendamientos, y quienes consigan sobrevivir hasta ese momento se pueden ver muy beneficiados.

¿Cambiarán las condiciones del mercado inmobiliario?

Esta más que difícil, es la pregunta del millón. Los edificios son activos de largo plazo en un mundo de corto plazo. La industria inmobiliaria como la conocemos no ha tenido una evolución muy ágil: Las condiciones de arrendamiento son muy similares a las de hace 50 o 60 años (ver la pregunta anterior sobre el coworking como alternativa de arrendamiento flexible). Más allá de la necesidad de adaptarse a la demanda de mayor flexibilidad – que seguirá creciendo – el reto para los propietarios y desarrolladores de edificios corporativos es enorme: En el medio plazo se encontrarán con una muy probable reducción de la demanda de espacios corporativos, y en el largo plazo con la necesidad de “reinventar” las condiciones de arrendamiento. Adicionalmente la inversión en las mejoras necesarias en la infraestructura de los edificios serán una realidad en poco tiempo. Los ganadores serán aquellos que sepan adaptarse mejor, que ofrezcan más valor que área en m2, que adapten mejor sus edificios y se conviertan en “socios” de sus inquilinos.

Volveremos a encontrarnos con nuestros compañeros. Volveremos a abrazarnos y estrecharnos las manos. Volveremos para colaborar, compartir nuestra cultura, innovar y crear… más allá de que somos seres sociales y buscamos “pertenecer” a un grupo, los ganadores de esta situación serán quienes puedan adaptarse e innovar… y la Innovación, que duda cabe, es un deporte de contacto.

José Luis Sánchez-Concha

Director de Estrategia para Gensler Latinoamérica