El Tiempo es Oro ..!!

Deyver Mena Mata

Socio de Impuestos y Legal - Grant Thornton Costa Rica

¿Cómo Gestionar su Tiempo para ser más Productivo y Eficaz?

Un recurso escaso del que todos disponemos por igual en nuestra vida, es el tiempo. El tiempo es un capital equitativo que todos disponemos por igual, pero su gestión depende de cómo planear y ejercitar el control consciente del tiempo en actividades concretas, para aumentar la eficacia y la eficiencia y ser más productivos y exitosos profesionalmente.

Organizarse se ha vuelto un objetivo clave tras los cambios que trajo consigo la pandemia. ¿Cómo afecta el trabajo en nuestra organización personal cuando las fronteras entre vida personal y el trabajo se difuminan? ¿Cómo administrar las tareas para aprovechar el tiempo al máximo?

Debemos Revisar Nuestros Hábitos de Gestión: El 95% de nuestro comportamiento ocurre por hábito, en reacción con demandas externas.

El hábito de la sobreactivación. “Hago muchas cosas para ser productivo”. En ocasiones, el hábito de estar ocupado con actividades de bajo impacto es una excusa para no centrarse en el objetivo, evitando el contacto con el problema. Se confunde la acción con el objetivo. Se siente que se está haciendo un gran esfuerzo en las tareas, pero nunca se alcanzan los objetivos. Si este es tu caso, pregúntese: “¿En qué me tengo que centrar?”.

El hábito de tenerlo todo controlado. En ocasiones, la efectividad disminuye por el cuidar los pequeños detalles, ante la dificultad para transitar de una posición técnica a una posición de gestión. Cada uno debe hacer un ejercicio de sinceridad propio: “¿Cuál es mi contribución a la organización? ¿Por qué me pagan?”.

El hábito de no poner límites. Hay hábitos que se construyen en base a creencias: “Si pongo límites, entro en conflicto con otros”. Si no pones límites en tus atribuciones, puedes verte “secuestrado” por tareas que no deberías realizar. Este cambio de hábito no solo ayuda a disponer de tiempo para lo importante, sino para redefinir tus funciones en la organización.

¿Cómo mantenerse Productivo con el Manejo de Tanta Información?: En el entorno profesional actual, la cantidad de información, y sus múltiples fuentes, la cantidad y diversidad de tareas que se deben atender, se han convertido en un problema de administración de gran magnitud para todo profesional. Estamos constantemente bombardeados por correos electrónicos, por mensajería instantánea desde multitud de apps y por aplicaciones profesionales, que han invadido nuestro espacio de trabajo, tanto en el ordenador, en el laptop o en los dispositivos móviles. ¿Cómo mantenernos productivos en un entorno así? Si queremos que se nos considere todavía como trabajadores de “alto valor” añadido, nuestro trabajo no puede consistir en ser solo gestores de correo electrónico o en estar constantemente atendiendo chats y mensajes instantáneos.

Teniendo en cuenta la problemática expuesta, a continuación, se mencionan algunos consejos para mejorar nuestra productividad.

1. Establecer prioridades. Sin prioridades claras y bien definidas no hay productividad, ni organización, ni eficiencia ni resultados. El problema es que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes. Centrarse en lo importante, tenga la urgencia que tenga, sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo. Algunos ejemplos de estos objetivos a largo plazo, que muchas veces sacrificamos por las urgencias del día a día, como formarnos, establecer alianzas con otros profesionales, crear comunidades, etc. Pero también objetivos sobre nuestra vida: estar en forma, cuidar nuestra salud, disfrutar de hobbies… Son temas importantes que no suelen conllevar urgencia, y por ello no se priorizan. Fijar prioridades no requiere hacer algo extraordinario, consiste en hacerse preguntas sencillas, pero muy directas: ¿qué es lo que quiero?, ¿qué es lo que me gusta?, ¿qué es lo que la organización requiere de mí?

2. Acabar las tareas. Es muy fácil empezar muchas tareas, pero el progreso solo proviene de acabarlas. Mucho se habla de la procrastinación, que consiste en posponer (a veces, de forma reiterada) una tarea que, inevitablemente, hay que hacer. La procrastinación de hoy puede convertirse en una urgencia de mañana, y una de las claves en productividad es “ir por delante” de las tareas. Las causas más habituales de la procrastinación son pereza, desinterés o desánimo, y también se procrastina por indecisión, por no saber muy bien lo que tenemos que hacer o por dónde empezar. Si te enfrentas a una tarea pesada que te desanima, divídela primero en partes más pequeñas que intimiden menos. Para vencer la resistencia inicial de esa tarea, fíjate solo en lo primero que tienes que hacer, concéntrate únicamente en los primeros pasos. Una vez empezada, muy probablemente, ya no la abandones.

3. Fuera distracciones. Uno de los motivos para no conseguir avanzar con nuestras tareas, y relacionado con el punto anterior, es el constante bombardeo de notificaciones, avisos por multitud de dispositivos (móvil, tableta, laptop…) y tentaciones de engancharse a cualquier otra cosa, ya sea leer un e-mail que acaba de llegar o revisar “solo un momento” tus redes sociales. Contra ello, algo fundamental: quedarte a solas con tu tarea. Elimina distracciones, reduce interrupciones, ahoga el ruido a tu alrededor, cancela la multitarea. ¡Fuera notificaciones! Somos esclavos del e-mail, y necesitamos usarlo solo para recibir y enviar mensajes; hay que evitar que se convierta en el centro de nuestras tareas.

4. Gestionar el e-mail. Convertir el e-mail en un centro de decisiones te convierte en su esclavo: fija momentos específicos para revisar el e-mail. En lugar de tenerlo abierto todo el día, a modo de distracción o pretexto para dejar a medias lo que se está haciendo, hay que abrirlo únicamente cuando se vaya a leer o escribir un correo. Y hay que hacer lo mismo con la navegación web y lectura de blogs, redes sociales, etc. Se debe reducir el número de veces que se atiende el email a lo largo del día. Es un elemento de distracción que, en forma de bombardeo constante, te obliga a dejar lo que estás haciendo y cambiar de actividad. Debilita tu ritmo de trabajo, te roba intensidad y rompe el flujo de ideas necesario en tus tareas. No caigas en la trampa de la respuesta inmediata; responder rápidamente a los mensajes según van entrando solo sirve para interrumpir de forma constante las tareas importantes que estás haciendo, quizá hacerte creer que eres más eficiente, y generar falsas expectativas en los demás, ya que, cuando no respondas rápido, te pedirán explicaciones. De hecho…, ¿qué hay de las prioridades que habíamos dicho en el primer punto?, ¿las dejas de lado cuando entran los e-mails?

A medida que el trabajo se vuelve cada vez más híbrido, virtual y sin límites, podemos plantear una nueva manera de pensar sobre nuestro tiempo. Este es el momento indicado para pasar de la obsesión por el tiempo y las agendas a centrarnos más en el uso del tiempo como fuente de energía. El tiempo es finito, pero nuestra energía es renovable. Usar el tiempo para crear energía y concentración implica que nos estamos cuidando y creamos las condiciones para que lo mejor de nosotros mismos se manifieste, y así poder liderar a los demás de una manera más efectiva. Si aprovechamos el tiempo para generar energía, estamos previniendo el “burnout” y, en su lugar, estamos cultivando comportamientos que crean las condiciones para “brillar con fuerza”: trabajando con la concentración, la curiosidad y la autorregulación emocional necesarias para explorar con mucha atención lo que se avecina en el horizonte competitivo, desarrollando estrategias creativas para adaptar y dar forma al futuro de nuestra empresa, y fomentando de manera inclusiva la coordinación y la implicación de toda la organización con esa visión que queremos promover.