El nuevo empleado que nadie se esperaba

Alejandro Jiménez

Director de Consultoría

Grant Thornton

Es lunes en la mañana, y en todos los pasillos de la oficina (y ahora también en las conversaciones de las plataformas de comunicación) hay una gran expectativa por el nuevo empleado que contrataron en la empresa; nadie lo conoce y no han tenido aún acceso a revisar su perfil de LinkedIn, pero definitivamente viene con unas referencias increíbles, y se escucha que en otras organizaciones las actividades similares que realiza las ejecuta hasta diez veces más rápido que el promedio de la oficina, no comete errores y no toma ni un descanso.

La mayoría de los compañeros están escépticos al respecto, pero muy ilusionados porque precisamente las actividades que viene a realizar este nuevo compañero vienen a alivianar su carga de trabajo. Inicialmente, estará trabajando únicamente en el departamento financiero contable, pero debido a su alta eficiencia, los directores y gerentes de los otros departamentos ya han solicitado también un poco de su tiempo para que les ayude con sus respectivas obligaciones; y también como en toda organización, no faltan los pesimistas que auguran un total fracaso en su misión.

Al final del primer día, este nuevo empleado superó todas las expectativas, el proceso de facturación que anteriormente se tardaba hasta 5 días en realizarlo, lo hizo en una sola mañana y sin ningún error, el proceso de conciliación que siempre consumía medio día de uno de los asistentes en realizarlo le tomó únicamente 20 minutos, y en el proceso de seguimiento de recordatorio a los clientes invirtió únicamente un par de horas cuando este proceso le podía llevar un día entero a cualquier otro de los colaboradores, y hasta se dio el lujo de enviar un reporte de las actividades realizadas al Director Financiero de la compañía.

Aunque todo lo anterior parezca ciencia ficción, ya es una realidad; y aunque no se trata de una persona regular como cualquier otro empleado, se refiere a la adopción de una nueva tecnología denominada RPA (Robotic Process Automation por su nombre en inglés), utilizada globalmente y que emula las actividades que hace una persona con el mouse y el teclado. Lo anterior representa una ventaja muy provechosa en organizaciones y departamentos que tienen procesos muy manuales y transaccionales, ya que esta nueva opción puede implementarse en cualquier tipo de organización y sobre casi sobre cualquier sistema operativo o de gestión, siempre que se cumpla con algunos criterios de automatización.

En los departamentos financiero-contables es común que se utilice esta herramienta por la naturaleza y las características de sus funciones, ya que no importa si se trabaja sobre Excel, Google Chrome, SAP o Outlook, esta tecnología utiliza una capacidad que trabaja sobre la interfaz del usuario, que en otras palabras es lo que una persona ve a través de su monitor, para realizar cada una de las actividades que realiza una persona.

A nivel global ya existen varios proveedores de esta tecnología, y la competencia es tan feroz que ha ejercido un efecto positivo en las opciones disponibles al aumentar cada día su calidad y su oferta de servicios, llegando inclusive a utilizar la inteligencia artificial en conjunto con RPA para procesar las tareas que se le encomiendan.

¿Y como saber que este “nuevo empleado” también puede utilizarse en nuestra organización? Pues existen varios aspectos tanto del proceso como de capacidad de los sistemas que se deben de tomar en cuenta, aunque en la práctica inclusive algunas compañías locales limitadas en su tamaño han venido trabajando desde hace un tiempo atrás con este recurso satisfactoriamente, sin embargo, antes de empezar este proceso hay que tomar algunas consideraciones:

1. Contar con un proceso inicial de identificación de las actividades que se realizan internamente dentro de cada uno de los departamentos de la compañía

2. Identificar los procesos donde nuestros colaboradores invierten más tiempo y que cuenten con características como entradas y salidas digitales, uniformidad en el proceso cada vez que se realice, y que sea una actividad con características de realizarse de forma muy manual y transaccionalidad.

3. Evaluar siempre el retorno de la inversión que se vaya a realizar sobre este tipo de iniciativas.

4. Pre-culturalizar a los colaboradores de la organización, principalmente a aquellos que van a tener relación directa con los bots, para que el traslado de sus funciones sea lo más estable posible.

Depende del tipo de proceso, las variables que contenga y las diferentes interacciones con otros procesos, pero en general se ha experimentado que un proceso pueda estar listo en termino de semanas, lo que significa que es muy fácil visualizar las ventajas de tener corriendo el proceso.

A pesar de que es muy probable que durante su lectura de este texto, ya usted se encuentre pensando en varios procesos que podrían utilizar esta tecnología dentro de su organización, la recomendación de la experiencia nos permite decir que estas implementaciones no deben de tomarse a la ligera, y debe de existir un proceso adecuado de análisis e implementación, lo anterior no quiere decir que hay que bajar esas ganas de experimentar nuevas posibilidades en beneficio de una mayor eficiencia y hasta eficacia, pero definitivamente, cuando tomamos las decisiones de utilizar nuevas herramientas, entre mejor planifiquemos, mayor el beneficio.