Diez errores al escribir un e-mail

Diez errores al escribir un e-mail

Si usted es de los que utilizan el correo electrónico como principal herramienta de comunicación, evite confusiones a la hora de escribir los mensajes

Gabriela Morúa

gmorua@larepublica.net

Ya sea por la eficiencia o inmediatez, el correo electrónico ha llegado a revolucionar la comunicación.

Los servicios de correo electrónico como Hotmail, Yahoo, Gmail, o el correo electrónico de la empresa, según un estudio realizado el año pasado por Websense, Inc., sobre los usos que hacen en Internet los trabajadores latinoamericanos, son los sitios más utilizados.

“El correo electrónico genera una novísima forma de comunicación que no tiene límites, a partir de este sistema se generan redes, contactos y nuevas formas de asociación que antes no existían. Vivimos en un mundo globalizado, por ende necesitamos comunicación globalizada”, afirma el sociólogo José Carlos Chinchilla.

Y en términos laborales, esta transferencia de datos es tan vital por la simple razón de maximizar el tiempo, factor determinante para todo ejecutivo.

Cuidado con…

A la hora de escribir un correo electrónico:

1 Poner una idea vaga en la casilla de Asunto

La línea de Asunto no solo le permite saber a la persona que recibe el correo de qué se trata, sino que además le proporciona una razón para leerlo. Algunas personas —y probablemente su jefe es una de ellas— recibe al día cientos de correos y lo más seguro es que no tiene tiempo para verlos todos. Por eso la línea de Asunto es tan importante, ya que puede indicar la urgencia del correo, por lo que ser específico en lo que se escribe es prioritario.

2 Sin firma

Una débil firma o su ausencia es casi tan malo como un saludo débil. Ambos deben dejar una buena impresión y profesionalismo. Una firma al final del e-mail debe incluir su correo electrónico, dirección física y los teléfonos donde puede ser contactado. Esta información es relevante para sus contactos.

3 Detalles

Muchas personas toman una actitud informal a la hora de escribir un correo, y más si se trata de reenviarlo sobre una reunión o pregunta colectiva entre colegas. Pero lo que escribe es un reflejo de su nivel de profesionalismo. Así que tómese el tiempo para escribir las oraciones completas, cuide su ortografía. Y no dependa completamente de su computadora, la cual no encontrará si utiliza algún término equivocadamente. Revise su correo con cuidado.

4 Extensión

Debe ser conciso y breve, nadie quiere leer un correo que equivale a una novela, utilizando oraciones y párrafos pequeños. Pero al mismo tiempo no escriba algo diminuto que lo haga parecer brusco, seco.

5 Letra mayúscula

Escribir con letra mayúscula equivale a gritar o utilizar un tono alto. Así que evítelo.

6 El tono del mensaje

Es fácil que el tono utilizado en el correo se pierda. Un intento de humor, por ejemplo, puede ser leído como algo ofensivo o inapropiado. Si no está seguro de cómo será interpretado algo que escribió, mejor no lo escriba o replantéelo.

7 Los adjuntos

Es muy frustrante cuando el correo está constantemente “atascado” por el peso que poseen algunos adjuntos. Este es uno de los aspectos más molestos.

8 Destinatario incorrecto

Antes de mandar el mensaje, verifique a quién va dirigido.

9 Mezclar trabajo con diversión

No utilice el correo de su trabajo para enviar correos a sus amigos. Después de todo, está usando recursos de la empresa para su placer y si la empresa desea puede monitorear su correo. Dígales a sus amigos que no le envíen mensajes no relacionados al trabajo a su correo de la empresa.

10 Escribir de más

Si no cree que se pueda comunicar bien el mensaje, lo mejor es llamar al destinatario, explicarle lo que necesita y si le pide que se lo envíe por correo traducir la idea lo mejor posible.

Fuente: careerbuilder.com