¿Cómo crear una gran experiencia al candidato durante el proceso de reclutamiento y selección?

María José Díaz

Consultora en Capital Humano

Grant Thornton Costa Rica

La manera en la que las empresas llevan a cabo sus procesos de reclutamiento, puede ser un factor determinante para lograr cerrar la contratación de manera exitosa. Ahora más que nunca, la experiencia que se le brinda a los potenciales candidatos desde el inicio del proceso nos destacará como una empresa atractiva en la cual laborar, o por el contrario, una inmediatamente descartable.

La experiencia del candidato es importante porque toda compañía desea que su reputación como empleador sea positiva. Esto hará que los profesionales más destacables deseen formar parte de la empresa y también, que candidatos anteriores vuelvan a postularse en futuras oportunidades laborales, lo cual nos ayudará a reducir tiempo y recursos en nuestra evaluación porque ya los conocemos. Adicionalmente, nos permitirá conformar una red de profesionales con perfiles que se ajusten a la compañía.

Para crear una gran experiencia al candidato debemos prestar atención a diversos detalles.

En primera instancia, facilite el proceso de postulación a las vacantes. Puede ser por medio de la página web de la empresa, pero recuerde poner esta sección en un lugar visible, ya que muchas veces estas se encuentran ocultas en los sitios web. Un aspecto para tomar en cuenta es evitar que el candidato deba crear un usuario en el sistema para poder aplicar a las vacantes, lo más fácil es que el aspirante llene sus datos personales básicos y adjunte su hoja de vida. Asegúrese que las solicitudes sean rápidas y sencillas, esto evitará que los postulantes abandonen el proceso de solicitud sin completarlo.

También se pueden utilizar las bolsas de empleo certificadas, estas incluyen portales de universidades, colegios profesionales y plataformas de compañías dedicadas a la publicación de anuncios de empleo. En la mayoría de los casos, en estos sitios, el candidato sí debe crear un usuario, pero con él podrá postularse en anuncios de distintas compañías. Compartir las vacantes en estas herramientas, les brinda confianza y seguridad a los candidatos.

Por último, en la actualidad la mayoría de las compañías recurren a sus redes sociales oficiales para compartir sus vacantes. Procure realizar publicaciones atractivas y que exista un hipervínculo que redireccione a los candidatos, ya sea a la sección de empleo de su página web o al correo al cual debe enviar su CV.

A continuación, se debe realizar el seguimiento a la postulación, ya sea para rechazar y agradecer el interés en participar en el proceso o bien para coordinar los siguientes pasos. Esto puede ser un procedimiento un poco difícil, ya que la cantidad de postulaciones a veces imposibilita responderles a todos. Si no se cuenta con sistemas para configurar este tipo de respuestas, lo mejor indicar en al anuncio que solo los candidatos preseleccionados serán comunicados.

Al comunicarse con los candidatos preseleccionados, primero agradezca su disposición e interés por querer formar parte de su compañía y luego coordine las entrevistas. Brinde la mayor cantidad de información al aspirante, como cuántas personas estarán presentes en la entrevista, qué puestos desempeñan, el tiempo que tomará llevarla a cabo, qué tipo de entrevista será, el código de vestimenta y detalles de ubicación si son entrevistas presenciales.

Al llegar a este punto de las entrevistas, es cuando más cuidado se debe tener, ya que será el primer contacto personal que se tendrá con el candidato.

El reclutador debe asegurarse de preparar la entrevista con antelación; recuerde revisar nuevamente el perfil del entrevistado, buscar el lugar correcto y agendar el tiempo requerido para llevarla a cabo y así evitar interrupciones. Procure iniciar la entrevista a la hora establecida o avisar si se retrasará unos minutos.

Recuerde que todos hemos estado en la posición de entrevistado y conocemos lo estresante que puede ser este proceso.

Una vez iniciada la entrevista, ofrézcale al candidato un vaso de agua, café o té para hacerlos sentir cómodos. No comience con las preguntas formales mientras el candidato está nervioso, preséntese y haga preguntas para romper el hielo, puede conversar sobre el clima o cómo llegó el candidato a las oficinas de la compañía. Proyéctese como una persona amigable y cordial, no como un reclutador frío.

Para brindar un poco de contexto al postulante, explíquele las etapas de la entrevista y del proceso de selección como tal.

Asegúrese de prestar atención al candidato y no realice otras labores mientras lleva a cabo la entrevista.

Procure brindar toda la información necesaria sobre el puesto y la compañía, para que el candidato tenga claro si su perfil y aspiraciones se ajustan o no a lo que busca.

Para finalizar la entrevista, responda con claridad y transparencia las consultas de los entrevistados, informe en cuánto tiempo aproximadamente se pondrán en contacto con ellos y además agradezca nuevamente el tiempo y su interés por participar en el proceso.

Es muy normal que los candidatos le envíen un correo electrónico al reclutador para agradecer la consideración en el proceso, intente responderle, no le tomará más de 2 minutos y esto reflejará que tanto usted como la compañía realmente le prestan atención a sus candidatos.

Al comunicar el resultado del proceso al candidato elegido, hágalo por llamada telefónica, ya que esta es la manera más personal para hacerlo y no olvide felicitar y darle la bienvenida a la persona, puede indicarle los datos como fecha y hora de ingreso, pero reenvíe la información por correo por si la persona no ha podido anotar la información.

Por otro lado, a los candidatos que no han sido elegidos, envíeles un correo anunciando el resultado y agradeciéndoles nuevamente por la disposición. De igual forma, solicíteles su autorización para mantenerlos en su base de datos para futuras oportunidades laborales.

Nunca olvide informales a los candidatos la finalización del proceso sea cual sea el resultado. Esto ayudará a reducir la incertidumbre en ellos, y si solicitan retroalimentación, tómese unos minutos para brindarla; este tipo de comentarios puede ayudar a los candidatos a corregir errores cometidos durante el proceso de evaluación y a realizar su búsqueda de empleo de una manera más estratégica. También incidirá en su futuro interés por considerar nuevamente a su empresa como posible empleador.

Por último, es útil pedir a los candidatos que le den su retroalimentación. Realice una encuesta sencilla sobre la experiencia de los candidatos. Esto puede ayudarlo a estructurar su proceso de manera más adecuada y hacerse responsable por mejorar la experiencia de sus candidatos.

Recuerde que ahora es muy fácil obtener información sobre las compañías y si un antiguo aspirante tuvo una buena o mala experiencia durante su proceso de reclutamiento, podrá compartir sus comentarios con candidatos potenciales.