Cambios en los comprobantes electrónicos y su aplicación real

El 10 de febrero se publicó en la Gaceta el Decreto número 42195-H, el cual modifica el Reglamento de Comprobantes Electrónicos, específicamente, en cuanto al deber de aceptar las facturas de compra; dicho cambio genera que el contribuyente decida si realiza o no ante la Administración Tributaria el proceso de aceptación de sus facturas de compra, pero nunca debe dejar de rechazarla en los casos que corresponda.

Debemos recordar que la obligación dispuesta en este reglamento era que el contribuyente debía aceptar la factura de compra, tanto de bienes y servicios, relacionados con su actividad, ocho días hábiles después del mes en que se emitió la factura, esto, para poder utilizar el gasto o costo como deducible para determinar el Impuesto sobre la Renta o como crédito fiscal a deducir en el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

No obstante, con el mencionado decreto se modifica esta situación y se indica que si la persona (entiéndase empresa o persona física con actividades económicas) no ha aceptado o rechazado en el sistema de Tributación y en los ochos días hábiles, una factura que fue emitida a su nombre, Administración Tributaria presumirá que la ha aceptado.

Sin embargo, es importante advertir que el Decreto hace una diferenciación en cuanto al hecho de que, si el contribuyente goza de un beneficio fiscal, por ejemplo, comprar sin tener que pagar IVA, deberá, siempre, confirmar o rechazar los comprobantes electrónicos, según corresponda, en los plazos previstos por la norma. Es decir, podríamos incluir en estos casos a las empresas de zona franca que realicen compras locales, ellas deberán seguir el procedimiento que, hasta la fecha, se ha hecho.

Ahora bien, debemos llevar a la práctica lo que vino a modificar el decreto en cuestión y preguntarnos ¿qué ocurre si, efectivamente, no acepto la factura en el sistema de Tributación? La respuesta bajo una óptica de lo que se avecina y que la misma norma prevé, es que, para efectos de la Administración Tributaria, esas operaciones formarán parte de la determinación de los Impuestos de Renta o IVA.

Siguiendo la línea del párrafo anterior, veamos un ejemplo típico donde esto puede tener incidencia, como es el pago de viáticos a los vendedores de una empresa distribuidora; aquí incluyamos los siguientes supuestos:

1) Viaje fuera del área metropolitana

2) Las giras se realizan de lunes a viernes

3) El vehículo es del vendedor

4) La empresa reconoce un importe de combustible utilizado en el viaje, siempre y cuando, aporte la factura electrónica a nombre de la empresa y un reporte de liquidación que describa el objetivo de su viaje

5) El hospedaje lo cancela el colaborador y luego hace su liquidación contra comprobantes autorizados y a nombre de la empresa

6) No es solo un vendedor, la empresa tiene esta misma operación con los 100 colaboradores alrededor de Costa Rica, en diferentes rutas

Actualmente, bajo estos supuestos, alguien en la empresa recibe mediante correo electrónico las facturas de estos colaboradores, las revisa y verifica que las mismas incluyan los datos correctos de la empresa, así como los conceptos y fechas correspondientes a la semana o días de gira. Si por alguna razón se identifica que los comprobantes electrónicos tienen datos que no se ajustan a la política de la empresa, se rechaza el gasto, y no genera gasto deducible en Impuesto de Renta o crédito fiscal para efectos del IVA.

Con la modificación del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, debemos considerar que, si no se rechazan estos gastos, esto generaría una inconsistencia entre los datos que se tengan en la contabilidad de la empresa y lo que la Administración Tributaria prevé al momento de presentar tanto la declaración del Impuesto sobre la Renta al final del período fiscal o el IVA mensualmente.

Como conclusión, no dejemos de atender la revisión de las políticas de contabilidad internas hechas en nuestra empresa u operaciones; si por alguna razón debe rechazar la factura, hágalo a tiempo, pues hay que tener claro que, lo que fue modificado fue la obligación de realizar el proceso de aceptación, pero nunca el proceso de rechazar total o parcialmente una compra, cuando así lo amerite.

Recordemos que, al final todo esto lo que otorga a la Administración Tributaria es un número estimado de cuánto va a ser nuestro Impuesto sobre la Renta o IVA y del lado del contribuyente está la obligación de contar con sus respaldos y controles internos para justificar su autoliquidación de impuestos.

Silvia Castro

Gerente Impuestos Deloitte