Beneficios e implicaciones al implementar nuevas tecnologías en el Departamento de RRHH

Estamos en una época de cambio constante y uno de los temas que más han alterado nuestra realidad ha sido la tecnología y automatización de los conocimientos. Cada día son más los procesos que se logran hacer a través de una computadora y que de alguna manera nos simplifican las tareas diarias tanto personales como profesionales.

Las organizaciones, sin importar su tamaño, se han visto ante la necesidad de ir cambiando el funcionamiento de sus procesos en todas sus áreas: financieras, operativas, contables y ahora también en el manejo del personal.

El área de RRHH cubre todo el ciclo de vida del empleado, desde la definición del puesto de trabajo y confección de estrategias y estructuras organizacionales, hasta la selección, formación, evaluación y retribución de los empleados. Además de esto, consta de un amplio catálogo de informes de seguimiento y gestión que en muchas ocasiones no permiten que sus profesionales inviertan más tiempo en temas de gestión estratégica.

Con el fin de que los procesos administrativos se realicen de una manera más ágil, se recomienda la implementación de un sistema de TI que simplifique el trabajo de los profesionales. Los beneficios en las diferentes áreas donde se ha visto mayor impacto al implementar una herramienta de esta índole son:

1. Los procesos de reclutamiento y selección: es muy útil y productivo apoyarse en un software que permita organizar la información en un orden lógico, de los candidatos de cada proceso de selección que se está llevando a cabo en la empresa.

2. La estandarización de procesos de comunicación, ya que este tipo de herramientas permite ponerse en contacto de una manera más directa con los colaboradores.

3. La capacidad de análisis de la información y de las capacidades de previsión y planificación de recursos, ya que con el análisis de los datos se puede llegar a conclusiones más precisas acerca del manejo del personal y su deseada productividad.

4. El aumento de la capacidad de autogestión por parte del colaborador.

5. El análisis de compensación, ya que con ayuda de un sistema, el profesional no debe realizar cálculos salariales que pueden llevar a cometer errores pequeños con grandes consecuencias.

Tener un sistema que apoye al departamento también ayuda a reducir los costos y tiempos por transacción gracias a la mínima intervención humana, la eliminación del papel, la automatización de procesos, y la mejora de la gestión del tiempo. Además de que apoya en tareas de gestión de desempeño, capacitación y cultura organizacional.

Por otra parte, se debe actuar con precaución al utilizar la tecnología como una herramienta, el sistema debe verse como un aliado, una herramienta para agilizar la carga de trabajo.

Así como tiene sus ventajas, pueden presentarse limitaciones si se cometen errores, como la escasa comunicación entre recursos humanos y sistema de información, metas y objetivos pocos claros, escasa participación del usuario, falta de expertos en informática que apoyen con el buen funcionamiento del sistema, expectativas poco realistas y falta de flexibilidad y adaptabilidad.

Como profesionales en el área debemos defender el hecho de que si existe un sistema financiero, de inventario, de ventas y contable en la empresa donde laboramos, ¿por qué no se invierte en uno para recursos humanos? Es claro que el manejo de personal es de suma importancia estratégica para el rumbo deseado de la empresa, ¿para qué pasar tanto tiempo analizando documentos de Excel cuando ya existe un sistema que puede hacer lo mismo en cuestión de minutos y con un margen de error menor?

Escrito por: Giuliana Palavicini