Siete lecciones en proyectos públicos

Más allá de corruptelas ese es otro tema repasemos algunas lecciones técnicas para gerentes de proyectos (PM por sus siglas en inglés)

Siete lecciones en proyectos públicos

El sector público ofrece en bandeja de plata un surtido menú ilustrando lo que no debe hacerse al administrar un proyecto. Más allá de corruptelas —ese es otro tema— repasemos algunas lecciones técnicas para gerentes de proyectos (PM, por sus siglas en inglés). Se omiten adrede los fallos en tiempo y costo pues tienden a ser las áreas más políticas; y son a menudo consecuencias —y no causales— de:

1. Mal manejo de los interesados (“stakeholders”): Pecado capital. La buena práctica indica que tras una exhaustiva identificación de todos ellos, se genera un plan detallado para su manejo y se gestionan sus expectativas. Sin embargo, es casi regla criolla el no identificar a las partes y su poder sino cuando es ya muy tarde. Basta mencionar la concesión de la ruta 1, en que se escuchó la voz de las comunidades ya todos sabemos cuándo.

2. Actitud pasiva del PM: El PM es, ante todo, gerente. Esto implica esgrimir una actitud proactiva desde el inicio. Ningún PM debería aceptar un proyecto si no se siente suficientemente empoderado y competente. Sí hay dudas o reservas, las comunica, y si debe aceptar, deja un descargo por escrito. Ejemplo: la trocha. El PM para esta iniciativa (¿lo hubo?) debió realizar un descargo por la falta de planos, lo cual contraviene hasta el sentido común.

3. Ausencia de un “Acta de Constitución”: Este escrito define al proyecto mismo, diríamos que le brinda identidad. Hace explícita la necesidad (“Caso de Negocio”), los objetivos, el alcance, e inclusive empodera al PM a través de la firma del patrocinador (“sponsor”): define las reglas del juego.

4. Desatención de la calidad: La calidad en un proyecto comprende tanto aspectos administrativos como de producto. Ambos se gestionan. Enfatizando el segundo, es vital que se establezcan los estándares a alcanzar —cada industria los tiene. Ejemplo: tipos de asfalto para carreteras.

5. Manejo erróneo del riesgo: “Peccata” nada “minuta”. Sería interesante analizar el Plan de Riesgos para la 27: acuíferos cortados y sorpresivas fallas geológicas sugieren que no existe. La mejor práctica indica que los riesgos se identifican con antelación, se analizan, se planifican sus respuestas y se controlan.

6. Adquisiciones (“procurement”): Es chocante el notar como los proyectos estatales tienden a pasarle la factura por cualquier problema al comprador: un sinsentido. Pifias sobran, escoja su favorita. Contratos impecables ahorrarían millones.

7. Comunicarse mal: Primeramente, es más importante como se dicen las cosas que lo que se dice. Citando a M. McLuhan: “El medio es el mensaje”, el canal de comunicación es crucial. Ejemplo: para transmitir máxima importancia mejor visítese la comunidad. Y ojo que un mensaje bueno a tiempo es mejor que uno perfecto y tarde; los vacíos en la comunicación se llenan siempre de rencores.

Una lección más, la “feria”: Es vital la sincronización constante patrocinador-PM. El PM es el director de orquesta, pero quien paga manda el baile. Comunicación constante y expectativas claras: sin sorpresas.

Sirvan estas líneas como lecciones aprendidas para no repetir errores del pasado, los cuales en proyectos públicos, literalmente los pagamos entre todos.

Fernando Quesada V.

Gerente de proyectos

fquesadav@yahoo.com