Pasos para iniciar la operación de una empresa en Costa Rica

Costa Rica se ha convertido en un centro importante de inversión extranjera y en un punto estratégico de ingreso al mercado centroamericano, por lo cual se fomenta el desarrollo de actividades comerciales, empresariales y de inversión, tanto para nacionales como para extranjeros.

El desarrollo de dichas actividades puede realizarse a través del uso de figuras legales las cuales se les atribuye la personería jurídica suficiente que las legitiman y les otorga capacidad para el desarrollo del comercio.

{l1}ceda_el_poder_y_conserve_la_empresa_familiar{/l1} Es usual que una persona, para desarrollar su negocio, decida crear una sociedad, aprovechando así las ventajas que ofrece la separación de su propio patrimonio del de la sociedad, a través de la cual se lleva a cabo la actividad comercial.

Los tipos de sociedad más comúnmente utilizadas en Costa Rica para desarrollar un negocio son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. En ambos casos será necesario que al menos dos socios comparezcan ante un Notario Público para suscribir el pacto constitutivo de la sociedad.

Ahora bien, una vez que la persona haya decidido qué tipo de sociedad conviene más a sus intereses comerciales, y que dicha sociedad esté debidamente constituida y registrada, corresponderá su inscripción como contribuyente activo ante el Ministerio de Hacienda. Una vez inscrita como contribuyente activo, la sociedad deberá presentar las declaraciones tributarias que correspondan a su régimen en los plazos previstos por la ley. De conformidad con el sistema tributario de Costa Rica, los residentes y las sociedades tributan únicamente con base en las rentas devengadas en Costa Rica.

Si la empresa que opera a través de la sociedad va a tener empleados, ésta tiene la obligación de registrarse como patrono ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).

{l2}como_elegir_al_mejor_sucesor_en_una_empresa_familiar{/l2}Para lo anterior, se debe presentar una solicitud de inscripción a la Dirección de Inspección de la CCSS indicando los datos de la(s) persona(s) que mantendrán una relación de carácter laboral con la sociedad. Igualmente, la empresa deberá contratar una Póliza de Riesgos de Trabajo emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS) para cubrir la eventualidad de un accidente laboral de cualquiera de sus empleados. Dicha póliza brinda asistencia médico-quirúrgica, hospitalaria, farmacéutica y de rehabilitación, así como indemnizaciones por muerte y por incapacidad temporal y permanente.

La obligación del patrono de adquirir una póliza de riesgos laborales para sus trabajadores nace desde en el momento que los mismos inician sus labores. En caso que ocurra un accidente durante la jornada de trabajo (incluso durante el viaje de ida y vuelta al centro de trabajo), o se genere alguna enfermedad como consecuencia del desempeño de sus funciones, el empleador deberá reportarlo al INS dentro de los ocho días siguientes, contados a partir del momento en que se tuvo conocimiento de la respectiva situación. En caso de no contar con esta póliza, el patrono deberá asumir el costo de la atención médica que sea brindada por el INS.

Cabe destacar que la legislación nacional prohíbe la contratación de trabajadores extranjeros que estén en el país en condición ilegal o que, aun gozando de permanencia legal, su autorización de permanencia no les permita trabajar (residente con condición restringida, permiso temporal otorgado pero para laborar para otro patrono, por ejemplo).

Asimismo, de conformidad con la Ley General de Salud, con anterioridad al inicio de operaciones, la empresa debe solicitar un permiso de funcionamiento ante el Ministerio de Salud del Área Rectora de la localidad en donde se va a ubicar el negocio. De igual manera, para que la empresa pueda operar legalmente, se requiere obtener una licencia municipal o patente comercial ante la Municipalidad correspondiente, la cual autoriza el funcionamiento de un establecimiento agropecuario, comercial, industrial o de servicios, en una ubicación determinada. La patente comercial conlleva la obligación del pago de los impuestos municipales correspondientes al giro del negocio durante el tiempo en que dicho negocio esté operando. En virtud de la autonomía municipal, el trámite y requisitos para la obtención de una patente comercial pueden variar entre una municipalidad y otra, conforme a su legislación y disposiciones administrativas.

Por su parte, para diferenciar el negocio de otros y proteger los derechos de propiedad intelectual de la empresa, es importante también que se lleve a cabo la inscripción del nombre comercial que identificará al negocio, así como de las marcas que identifican los bienes y/o servicios comercializados por la empresa, ante el Registro de Propiedad Industrial del Registro Público. Los trámites para la inscripción de estos derechos varían dependiendo del derecho de que se trate.

En general, existe cierto conocimiento de los trámites y requisitos legales que se deben cumplir para poder iniciar y operar negocios en Costa Rica. No obstante, no se trata de un conocimiento detallado y amplio, por lo que siempre se recomienda la búsqueda de asesoría profesional que pueda acompañar, y sobre todo guiar al emprendedor en su proyecto.

El acceso a información y asesoría especializada en las áreas de interés se convierte en el principal aliado al servicio de los interesados para prevenir y lidiar con los principales obstáculos a la hora de iniciar un negocio: la burocracia, la falta de claridad de los requisitos que deben acompañar el trámite, el exceso de papeleo requerido por las diferentes instituciones involucradas en el proceso, la carencia de un procedimiento claro y preciso que debe llevar a cabo el emprendedor para cumplir con los requisitos mencionados supra, así como el tiempo que transcurre hasta obtener las autorizaciones correspondientes para un inicio legal de operaciones.

Caroline Schönberger y Carolina Trejos
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