Obligación de presentación de declaración informativa de inactivas para sociedades disueltas

El proceso de extinción de una persona jurídica mercantil comprende tres fases. La primera de ellas es la disolución, que según nuestro Código de Comercio se da en los supuestos establecidos en el numeral 201, así como en el supuesto de morosidad por tres periodos consecutivos en el pago del impuesto a las personas jurídicas que establece la Ley 9428. Después de la disolución, la sociedad mantiene su personalidad jurídica para efectos de su liquidación, lo cual da pie a la siguiente fase, sea la liquidación, en la cual la sociedad disuelta lleva a cabo las operaciones necesarias para saldar y liquidar todas las relaciones jurídicas a que haya dado lugar su actuación su existencia y operación, y la distribución a los socios del remanente patrimonial. Con lo anterior, llegamos a la fase final, que es la extinción de la sociedad, la cual coincide con la cancelación del asiento registral de la persona jurídica.

En este sentido, la Sala Primera mediante sentencia 2227 – 2020 del 20 de agosto de 2020, señaló que la disolución de una sociedad se produce conforme a las causales que establece la ley y con las que cesan las actuaciones de la persona jurídica. No obstante, esta cesación de actividades no es absoluta, pues después de la disolución viene un período de liquidación como necesaria consecuencia de aquélla y la sociedad sigue existiendo jurídicamente sólo para esos fines.

No obstante lo anterior, hasta hace un tiempo, lo usual en nuestro país era únicamente disolver las sociedades, prescindir del trámite de liquidación en aquellos casos en los que no había activos ni pasivos, y posteriormente tramitar la desinscripción de la sociedad mediante la presentación del formulario D-140 de Desinscripción. Sin embargo, con el inicio del deber de inscripción y declaración de sociedades inactivas esto cambió.

Actualmente, la Resolución MH-DGT-RES-0007-2023, establece que las personas jurídicas, con independencia de si realizan o no una actividad lucrativa en el país, deben suministrar la información del domicilio fiscal, correo electrónico y demás datos requeridos, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de inscripción de su escritura de constitución en el registro correspondiente, y deberán presentar a más tardar al 30 de abril de cada año calendario, la declaración informativa resumida donde se reflejen sus bienes y obligaciones, correspondiente al periodo fiscal ordinario del impuesto sobre las utilidades del año anterior.

Asimismo, el Transitorio VII dispone que las sociedades mercantiles que a la fecha de vigencia de la resolución estén inscritas ante la Administración Tributaria únicamente bajo los códigos de actividad económica "960113 Persona jurídica legalmente constituida" y/o "960105 Actividad Preoperativa", y estén jurídicamente bajo el estado de "disueltas" deben de presentar la Declaración Informativa de Personas Jurídicas Inactivas D-195 por medio del liquidador debidamente acreditado en el Registro Nacional.

Se establece además que las personas jurídicas que no cuenten con un liquidador inscrito ante Registro Mercantil del Registro Nacional pueden acreditar como un tercero autorizado ante la Administración Tributaria al último representante legal inscrito en el Registro Mercantil del Registro Nacional de la sociedad mercantil disuelta para presentar la declaración informativa D-195 de los periodos 2020, 2021 y/o 2022, para lo cual dicha persona deberá presentarse ante la Administración Tributaria, y acreditar su condición.

Adicionalmente, la declaración informativa D-195 de los periodos 2023 y siguientes, conforme con las etapas para la extinción de la persona jurídica que regula el Código de Comercio, solo podrán presentarse por medio del liquidador de la sociedad en liquidación debidamente inscrito ante el Registro Mercantil del Registro Nacional, hasta la debida extinción de la sociedad mercantil.

Con lo anterior, se entiende que actualmente las sociedades, independientemente de si cuentan con activos o pasivos, deberán necesariamente tramitar su proceso de liquidación en vía notarial o judicial, para finiquitar su deber de presentación de la declaración informativa D-195.

Cabe destacar que el incumplimiento del deber formal de presentar la declaración informativa configura la infracción por incumplimiento en el suministro de información conforme al artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, es decir, 2% de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto a las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base y un máximo de cien salarios base, con posibilidad de reducción según lo dispone dicho numeral.