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Menos es más

| Martes 30 agosto, 2016

Si se cumpliera la mitad de lo “planeado”, desbancaríamos a Noruega en los índices internacionales de desarrollo

Menos es más

Fernando Quesada V.
Gerente de Proyectos

Recuerdo mi primer día laboral en una institución estatal, hace ya su buen tiempo. Mi nuevo jefe —un hombrón tan grande como incompetente— me entregó la lista de proyectos por acometer. Para mi sorpresa, lo que tenía entre manos era un enorme cartapacio del calibre de una guía telefónica. Al interrogarle por algo más conciso, me refirió a un listado con más de 50 ítems. Entonces vino el momento de la verdad: “¿Y de esta lista de pendientes, cual es la prioridad?”, dije. Mi flamante jefe, trajeado y perfumado, me dijo someramente: “Todo es importante”. Le insistí: “Sí señor, pero, ¿por dónde comenzar?” Ahí su lenguaje no verbal cambió radicalmente y con mirada socarrona me mandó a trabajar... Estaba aún bastante joven y no supe detectar la señal de alarma y mucho menos sus ulteriores consecuencias. En fin, como diría cierto cantante mexicano: “Ya lo pasado, pasado”, pero la lección quedó grabada con letras de fuego en mi memoria.
Lo triste del tema (además de lo triste del cantante), es que ese es el enfoque por antonomasia en las entidades del sector público (y muchas privadas): se trata de atragantarse de proyectos. Basta ver los planes anuales que presentan los diferentes entes estatales ante la Contraloría: largos listados con decenas de proyectos, tareas, objetivos e indicadores que llenan folios y folios. Lo curioso es que todo mundo sabe que es un engaño: lo sabe el funcionario, lo sabe la entidad, lo sabe la Contraloría, lo sabemos todos. Esos planes no se presentan bajo una rúbrica de público compromiso (con las responsabilidades e implicaciones del caso) sino simplemente como un mero formalismo legal. Bajo esa tesitura, de lo que se trata es de “rajar”, en atronador concierto de gorilas golpeándose el pecho. Si se cumpliera la mitad de lo “planeado”, desbancaríamos a Noruega en los índices internacionales de desarrollo.
¿Cómo atacar este problema? La solución es una especie de minimalismo administrativo, bajo el mantra “menos es más”. Este sencillo principio es bosquejado en dos excepcionales videos de la consultora FranklinCovey. Pueden disfrutarlos aquí: http://www.franklincovey.com/4dflv/4D_2Vid.html En ellos se explica cómo el problema con la ejecución de nuevas metas reside en el sencillo hecho de que la gente está ocupada. El personal está soportando la operación, la cual, por su propia naturaleza, reclama nuestra atención en demérito de nuevas iniciativas que demandan proactividad. Se proponen entonces una serie de principios básicos (cuatro para ser más preciso). Por razones de espacio, les comento solo el primero: enfóquese solo en lo supremamente importante. Según FranklinCovey, cuando a un individuo o equipo se le pide lograr dos o tres metas adicionales al diario trajín, conseguirá cumplirlas todas con excelencia. Si se le imponen de cuatro a diez metas, alcanzará una o dos. Y si se le imponen 11 o más, no alcanzará a cumplir ninguna: esta es, en su máxima expresión, la ley de los rendimientos decrecientes. Los otros tres principios terminan de redondear un excelente conjunto de mejores prácticas administrativas.
A todos los burócratas de nuestro país: “el que mucho abarca, poco aprieta”. Y es que se trata de hacer, y no de fanfarronear.

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