Implicaciones contables y fiscales del adecuado manejo de datáfonos

Dentro de las tendencias tecnológicas a nivel mundial, el avance hacia el pago sin contacto es una realidad, por lo que en Costa Rica es importante estar preparados para entender el adecuado manejo de los datafonos, las implicaciones a nivel contable, así como a nivel fiscal que deben tomar en cuenta los usuarios y los negocios que cuenten con este método de pago.

En el país existen diversas entidades bancarias que son oferentes del servicio de datáfonos, denominados por la normativa tributaria como “adquirientes”m por ello es decisión propia del negocio la escogencia del procesador de su preferencia. Esto debido a que cada uno ofrece beneficios propios, facilidades en su interface y servicio personalizado, no obstante, todas las entidades bancarias cuentan con una lista de obligaciones a considerar dentro de las liquidaciones de datafonos, estas se encuentran reguladas en la legislación costarricense con la Ley Comisiones Máximas del Sistema de Tarjetas (Ley 9831).

Dentro de la lista de retenciones que realizan las entidades bancarias se encuentran los cobros por comisiones, comisiones internacionales, cobro de terminal, servicios de mantenimiento, retenciones de impuesto al valor agregado y retenciones impuesto sobre renta, entre otras.

Es importante mencionar que según la ley 9831 para las comisiones se establece una deducción máxima de un 2.5% sobre el monto cobrado, mientras que para el caso de las retenciones de impuesto al valor agregado será de un máximo de 5.31% sobre el monto cobrado y para las retenciones impuesto sobre renta un máximo de 2% sobre el monto cobrado. Existen excepciones en estas últimas retenciones que pueden ser consultadas ante la Dirección General de Tributación según la naturaleza de la compañía.

A pesar de las deducciones que se deben realizar a las ventas procesadas por medio de datafonos en aplicación de la legislación vigente en Costa Rica, el uso de este mecanismo trae una gran cantidad de beneficios como lo son: liquidaciones en tiempo real, información para el control fiscal, envió de váuchers digitales, método de pago atractivo para el cliente, así como un mayor control al reducir el riesgo directo por manejo de efectivo en caja.

Una de las industrias más beneficiadas y en la que haremos un enfoque es la industria de venta minorista, mejor conocido como “retail”, debido a que es un sector que tiene un alto volumen de transacciones de venta en su día a día, por la que implican un alto control de cierres de caja y control contable dentro de cada negocio.

El uso de datafonos se convierte en uno de los mayores aliados de los dueños de negocios en su operativa, ya que contar con este método de pago les permitirá adquirir con la entidad bancaria de su preferencia un afiliado único para cada una de las sucursales y/o cajas, lo que les generará un control individual que les otorgará la posibilidad de poder repartir responsabilidad dentro de sus empresas y que los empleados sean incluidos dentro de este proceso de responsabilidades, esto está directamente relacionado a una serie de prácticas recomendadas para el uso y control de cuentas de datáfonos, como lo son:

• La realización de controles de cierre de manera diaria/turno, que permitan tener un control sobre las ventas y el conteo directo de los métodos de pago, contando con una validación directa en cada datáfono para identificar diferencias en los cierres diarios.

• Contar con una contabilización diaria que sea precisa, lo recomendable es que las empresas cuenten con una sección de cuentas de control dentro de su catálogo contable que les permita realizar registros de forma directa y separados por cada uno de los datáfonos que cuente la organización. Esto permitirá tener una cuenta en la que puedan observar la composición de cada liquidación de datafono y sus respectivas deducciones, que a su vez podrá comparar contra la contabilización de sus ventas diarias, teniendo a tiempo real la realidad de su negocio dentro de su contabilidad.

• Un punto clave es poder tener un manejo adecuado sobre los montos que la entidad bancaria proveedora del servicio de datáfono retiene por concepto de retenciones de impuesto al valor agregado y retenciones impuesto sobre renta, ya que son montos que las compañías deben tener monitoreadas para su posterior aprovechamiento en el proceso de cumplimiento tributario.

Estas recomendaciones no son solo aplicables al sector de venta minorista, sino que son aplicables a todo negocio que tenga datáfonos dentro de su operación, por lo que es muy importante es que las compañías tengan las previsiones necesarias para tener claro que a pesar de la gran cantidad de beneficios que puede dar el uso de datáfonos, también implica una gran responsabilidad y sobre todo que el control que las compañías tengan traerá consigo una una gestión financiera transparente y eficiente.