Firma digital definirá si facturas electrónicas tienen validez legal

La firma digital, para personas físicas, o el sello electrónico, para empresas, definirán si las facturas digitales tienen validez legal o no.

Por ahora, estas no pueden catalogarse como título ejecutivo si no cuentan con la firma del receptor, para poder conservarla como respaldo legal en caso de enfrentar algún proceso legal de cobro.

Tradicionalmente, las empresas proveedoras de productos o servicios entregaban en papel sus facturas y solicitaban que el representante legal de su cliente o alguna persona autorizada firmara dicha factura para poder conservarla como respaldo legal.

Sin embargo, con la migración a factura electrónica, los contribuyentes deben hacer este trámite a través de su plataforma digital y deberían utilizar para ello un instrumento con validez legal.

La llave criptográfica, método de seguridad que el Ministerio de Hacienda puso a disposición de los usuarios; es únicamente para fines tributarios.

Antes de proceder con este cambio, los usuarios deben corroborar que su proveedor de factura electrónica brinde el servicio de autenticación por medio de la firma digital o sello electrónico según corresponda, pues no todos tienen habilitada esta opción.

Si el proveedor no tiene integrada esta posibilidad dentro del servicio que ofrece, como medida temporal se puede imprimir el archivo PDF de su factura electrónica para que sea firmada físicamente por las personas autorizadas, o bien establecer con el cliente un contrato en el que se indique que se aceptan las facturas firmadas con llave criptográfica.

Fuente: GS Uno

Llamado de atención

Que los contribuyentes se preparen para evitar inconvenientes con los comprobantes electrónicos, es la recomendación de los expertos.

Guillermo Varela

Director ejecutivo

GS Uno Costa Rica

Es importante que tengamos claro que el procedimiento para convertir una factura en un documento legal válido no cambia en nada respecto a lo que las empresas han venido haciendo con la factura en papel, por lo que los contribuyentes que emiten las facturas electrónicas deben ahora asegurarse de que el receptor (cliente) de sus facturas electrónicas deben ahora firmar digitalmente el archivo XML y devolverlo a su emisor.

Raymundo Volio

Abogado de Impuestos

RAYMUNDO VOLIO. Abogados & Consultores Tributarios

Los usuarios de la llave criptográfica que pretendan cobrar sus facturas deben analizar legalmente sus procesos de emisión, recepción y cobro de facturas, con el fin de determinar la necesidad de conservar documentos idóneos que permitan demostrar la existencia de la deuda y la realidad de la transacción