El tratamiento de los datos personales de los trabajadores en el ámbito laboral

Nathalia Meléndez

Senior de Impuestos y Legal

Grant Thornton

En Costa Rica la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, No. 8968, introduce un régimen general; sin embargo, no contiene disposiciones específicas con respecto al ámbito laboral, por lo que es importante ahondar sobre el manejo que las empresas le deben brindar a los datos personales de sus trabajadores.

Actualmente, aunque las empresas están obligadas a respetar los principios generales derivados de la Ley No. 8968, tales como la garantía de los denominados derechos ARCO, que son a saber: el derecho de acceso, el derecho de rectificación, el derecho de cancelación y el derecho de oposición; en materia laboral la relación entre el empleador y el trabajador está rodeada de matices importantes.

Un asunto central que abarca la Ley No. 8968, es que toda persona debe brindar su consentimiento informado para el tratamiento de sus datos personales, pero en el ámbito laboral, debido a la relación jerárquica entre las partes, el consentimiento del trabajador es relativo, pues éste no se puede negar a que sus datos personales sean tratados para dar cumplimiento al objeto del contrato de trabajo. En este sentido, la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, mediante resolución No.00085 – 2022, avaló un despido ejercido en contra de una trabajadora que no brindó el consentimiento para el uso de sus datos, lo cual impactó negativamente en el desarrollo de la actividad empresarial.

En la misma línea, es importante distinguir que hay datos que son considerados sensibles, respecto de los cuales aplica un tratamiento más estricto. Por ejemplo, se consideran datos sensibles aquellos que se refieren a las condiciones de salud de los trabajadores, con respecto de los cuales no es suficiente un consentimiento expreso, sino que su solicitud debe estar justificada en que son necesarios para el desarrollo de la actividad laboral, la seguridad y la protección social.

Otro aspecto relevante en cuanto al tratamiento de los datos personales en los centros de trabajo es la viabilidad o no de implementar mecanismos de seguridad, tales como la videovigilancia, programas de software, medios de geolocalización, entre otros, que recaban información de los trabajadores. Dichos mecanismos pueden ser utilizados siempre y cuando se adopten las medidas necesarias para proteger los derechos de los trabajadores, y que estos últimos hayan sido debidamente informados de la implementación de estos mecanismos como parte de la estrategia de seguridad del Centro de Trabajo.

En esta materia también se debe considerar el factor tecnológico, el cual ha impactado en los modelos de trabajo actuales y ha propiciado y facilitado la recolección masiva de datos personales. En países como España, por ejemplo, se ha empezado a utilizar el término de “reputación online”, que hace referencia a los mecanismos de evaluación utilizados por las empresas para que sean los clientes quienes evalúan el rendimiento de los trabajadores. Estos procesos se realizan por medio de encuestas telefónicas, encuestas online o incluso en espacios en los que los clientes o consumidores dan su opinión. Esta información, además de ser utilizada para evaluar al trabajador, en ocasiones se recolecta para procesos de reclutamiento, por lo que es de suma importancia que estas prácticas se adapten a los principios que rigen en cuanto al tratamiento de los datos personales, en lo que se refiere a relaciones de trabajo.

Los principales parámetros para determinar cuál es el manejo lícito que los empresarios pueden brindar a los datos personales de los trabajadores, son los límites del contrato de trabajo y los criterios de proporcionalidad, necesidad, e idoneidad; los cuales deben ser analizados de acuerdo con la actividad de cada empresa.

En este sentido, a nivel internacional, la Organización Internacional de Trabajo (OIT) emitió el Repertorio de Recomendaciones en relación con la Protección de los Datos Personales de los Trabajadores, el cual constituye una guía muy útil para los empleadores.

Por su parte, en el ámbito nacional, ya se han presentado a la corriente legislativa proyectos de ley que pretenden reformar la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, algunos de los cuales integran disposiciones de la normativa internacional existente sobre la materia. Entre estos, el Proyecto de Ley No. 23.097, denominado “Ley de Protección de Datos Personales”, que en el capítulo VII propone una regulación en cuanto a la videovigilancia y la geolocalización en el ámbito laboral, estableciendo -específicamente en sus artículos 53 y 54- disposiciones sobre las reglas que los empleadores deben obedecer para que se entienda que el uso de dichos mecanismos es válido, así como para que se respete la intimidad de los trabajadores, informando de forma previa, clara y expresa sobre la implementación de tales dispositivos.

Finalmente, debido a que existen un sinfín de situaciones particulares que pueden surgir en el ámbito de las relaciones laborales, se recomienda que cada empresa suscriba políticas integrales de protección de datos personales adaptadas a las necesidades actuales y hechas a la medida para cada una de ellas, políticas internas que permitirán que tanto los trabajadores como los empleadores gocen de seguridad jurídica en lo que se refiere al manejo de los datos personales.

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