De terror, relación con contadores, impuestos y las consecuencias que conlleva

Mi relación con contadores, la contabilidad de mi negocio y los impuestos por pagar durante muchísimos años fue algo cercano a esas relaciones tóxicas de las que tanto se habla ahora.

Yo no los entendía, pero con lo poco que entendía, tenía algo claro: mis proveedores hacían un trabajo de bajísima calidad y con esa información y las declaraciones de impuestos que presentábamos estaba a merced de lo que el Ministerio de Hacienda decidiera eventualmente cobrarme.

Para que me entiendan mejor, primero un poco de contexto: Antes de ser Socio de Grupo Camacho Internacional, yo tenía una empresa no relacionada a consultoría en impuestos o cualquier asunto cercano a ellos.

Trabajábamos estrategias de comunicación y la administración de empresas llegó a mi vida de golpe, cuando me di cuenta de que, como dueño, antes de ser un excelente técnico (en este caso, en comunicación), debía ser un excelente administrador. Velar por que cada colaborador tuviera lo necesario para ejecutar su trabajo, como punto número uno, la motivación adecuada, y asegurarme de que el negocio poco a poco fuera mejorando sus números.

El marco formal de las ciencias administrativas me lo dio la universidad, pero el verdadero aprendizaje fue a punta de errores y golpes, gracias a esos proveedores de bajísima calidad. Lo que en su momento me hacía sufrir, hoy lo veo como una oportunidad. Conozco de primera mano los dolores con los que llegan mis clientes a GCI. En busca de soluciones a problemas propios, pero en muchísimos casos, como resultado de acciones de terceros.

Reseño apenas un par de dolorosas experiencias propias.

Algún día sufrí muchísimo revisando los estados financieros que debía presentar al Banco. Descubrí que el balance de situación incluía solo un pasivo, la tarjeta de crédito corporativa (¡Bien!) y ni por asomo tenía pasivos a largo plazo (¡Mal!).

Mi equipo contable, una oficina externa a la que le pagaba mes a mes, ignoró por completo que la empresa tenía una la línea de crédito por capital de trabajo activa.

Ellos tenían cada mes recibían los estados de cuentas bancarias en los que podían verificar la salida de dinero para el pago de intereses y amortización. Además, recibieron al inicio de nuestra relación comercial, un correo con el detalle de la operación. Aún así, en el momento de registrar, olvidaron por completo la existencia del pasivo. Cómo conciliaron cuentas bancarias es una duda que aún hoy de vez en cuando me hago.

Lo peor, el Banco estaba solicitando los estados financieros justo por ese crédito. ¡Imaginen qué habría pasado si yo no reviso y hubiera entregado los documentos justamente sin la línea respaldo de la operación!

Con esta misma oficina contable tuve también otro asunto… Porque por supuesto, uno empresario, es intenso, pero a la vez confía y a veces cree que un problema del proveedor es algo pasajero, es un simple error.

La entrega de información debía hacerla mensualmente, pero poco a poco descubrí que esa información mensual que entregábamos era, literalmente, mi contabilidad de costos y gastos.

Estaba pagando para que procesaran mi contabilidad, pero a la vez era yo, o bueno, alguien de mi equipo de trabajo, quien lo hacía.

Decidí hacer una prueba.

En la empresa continuamos segmentando y registrando cada costo y gasto, pero dejamos de enviar la documentación. Por supuesto, la factura por servicios contables llegaba mes a mes.

Ocho meses después recibí una llamada de la dueña de la oficina contable, me preguntaba por las facturas pendientes de pago. La conversación fue corta.

¿Por qué no ha cancelado sus facturas? Porque ustedes no han trabajado. ¿Cómo que no hemos trabajado? Es que ustedes ni se han percatado que no reciben mi información.

Don Carlos, pero el compromiso es el pago mes a mes. Sí claro, el compromiso de ustedes es el trabajo mes a mes. Si ustedes hacen el trabajo, yo con gusto les pago, pero descubrí que en realidad no los necesito.

Para ese entonces ya yo tenía un mucho mejor entendimiento de los números y las necesidades contables y financieras de mi negocio. Por decirlo así, no dejaría que me metieran “gato por liebre.”

Unos años antes, tuve un episodio con otra proveedora de servicios contables.

Sus declaraciones de impuestos salían siempre a último minuto y ¡oh sorpresa! La declaración D 101 – Impuesto sobre la renta tenía el balance de situación de la compañía en ceros.

Si recuerdan el formulario de declaración – espero que lo hayan visto al menos, la primera sección consiste en un breve balance de situación en el que el contribuyente presenta sus activos, pasivos y patrimonio. También, en el caso de las empresas con inventarios, deben incluir el inventario inicial, las compras y el inventario final.

Cuando noté que mi D 101 tenía el balance en cero, luego de presentada la declaración porque la hizo casi a medianoche, le consulté al respecto. Su respuesta fue simplísima: “Por eso no se preocupe, Carlos, Tributación ni se fija en eso.”

Así tal cual, ese ingenuo Carlos de veintitantos años se quedó tranquilo, porque de por sí, Hacienda ni se fijaría.

Y es que eso nos pasa a muchos. Depositamos nuestra confianza a ciegas en contadores, externos o internos, o en el gerente financiero de nuestra compañía, sin verificar de algún modo que ellos tienen el conocimiento adecuado y actualizado para hacerle frente a nuestras obligaciones contables y tributarias.

Creemos que, por tener un título contable, cualquier contador es experto en impuestos y, de nuevo. ¡Sorpresa! Ser contador y ser experto en impuestos son áreas de conocimiento completamente distintas… Es como tener un gato y creer que lo que uno tiene es un jaguar.

Los expertos en impuestos se alimentan de la información contable para su trabajo de análisis, pero los contadores no son expertos en impuestos. Muchísimas veces más bien meten “la pata” por un mal entendimiento de la normativa.

Por supuesto, para un buen cumplimiento, los tributaristas deben verificar que la información contable tenga al menos cierto nivel de calidad.

Este par de anécdotas que les compartí fueron poco a poco convirtiéndose en chiste para mí, conforme me conecté con Grupo Camacho Internacional, en ese momento uno de los clientes de mi agencia de comunicación.

En GCI descubrí una y otra vez los errores que cometían mis proveedores contables y sobretodo, las consecuencias carísimas que podrían haber conllevado para mi negocio.

Me di cuenta de que para evitar que “se pasen de vivos” con uno, no es necesario ser contador y experto en impuestos, sino tener claros algunos conceptos, saber qué preguntar y qué respuestas esperar.

Por supuesto, los conocimientos en administración y finanzas facilitan las cosas, pero aún así, el emprendedor de 22 años que sufrió con su balance en cero habría logrado sortear mejor los errores de sus proveedores de haber tenido un mapa de preguntas y respuestas claras.

Nunca es tarde para ajustar el rumbo y empezar a exigir a nuestros contadores calidad, y a quienes realizan nuestras declaraciones de impuestos, certeza sobre lo declarado.

¡Al final de cuentas, ellos hacen el trabajo, pero el “pellejo” en juego es el nuestro, el de los empresarios!

Un contador o gerente financiero da el OK para la declaración de IVA mes a mes o para la D 101 de final de año, pero, en el momento en que Tributación llegue a cuestionar, somos nosotros como dueños de negocio y como representantes legales quienes debemos poner la cara.

Entramos en la recta final de este año fiscal pero aún es tiempo de enmendar, o al menos de ser conscientes de lo que presentaremos en la declaración de impuestos y los riesgos que ello implica.

En Grupo Camacho Internacional estamos preparando un evento especial para Gerentes Generales, dueños de negocios y Gerentes Financieros de grandes compañías.

El próximo 02 de noviembre tendremos un almuerzo en el que abordaremos lo que ustedes como responsables últimos y tomadores de decisión deben saber para este cierre fiscal. Tendremos una lista de preguntas que ustedes deben hacer a sus equipos y, por supuesto, las respuestas que deben esperar.

Será una buena guía para conocer qué tal va saliendo el cumplimiento tributario en sus compañías. Guarden la fecha, pronto les invitaremos formalmente. Y como siempre, para evitar las historias de terror, en GCI estamos a su disposición para acompañarlos en este cierre de año y en la preparación de sus impuestos 2023.