¿Cómo aumentar la eficiencia y efectividad al ejecutar mis procesos empresariales utilizando tecnologías digitales?

Sergio Monge Cortés

Consultor en automatización de procesos

Grant Thornton

sergio.monge@cr.gt.com

Realizar los procesos de los distintos departamentos de la empresa de la manera más optima posible es, sin duda alguna, uno de los mayores retos que tienen actualmente las empresas nacionales e internacionales internamente. Hoy en día nos encontramos con gran cantidad de procesos empresariales que utilizan herramientas digitales para ser ejecutados y gracias a estas herramientas muchos procesos han logrado alcanzar un alto grado de efectividad y eficiencia.

A pesar de ello aún existe un trabajo manual que los empleados ejecutan al utilizar las herramientas digitales, que se realiza en varias ocasiones repitiendo una y otra vez las mismas actividades. Estas actividades generan una inversión de tiempo considerable por parte de los empleados para poder completar estos procesos, sobre todo cuando utilizan una o varias herramientas digitales o aplicaciones de software. El ejemplo perfecto de este tipo de actividades son los procesos desarrollados por parte de los departamentos de contabilidad y finanzas de las empresas.

Para continuar aumentando el grado de eficiencia y efectividad al realizar estos procesos, existen tecnologías digitales que nos brindan la capacidad de automatizar los procesos manuales realizados con herramientas digitales y de esa forma optimizar aún más los procesos. El mejor ejemplo de una de estas tecnologías y una de las más poderosas es sin ninguna duda RPA (Robotic Process Automation).

La tecnología de “Automatización Robótica de Procesos” o RPA, por sus siglas en inglés; es una aplicación de software que, mediante la programación, permite replicar y simular las actividades que una persona realiza con el teclado y el cursor logrando así, interactuar con las distintas aplicaciones que una persona puede utilizar en su computadora.

RPA cuenta con otro conjunto de funcionalidades que le permiten no solo tomar control del teclado y el cursor, logrando así hacer clic o digitar texto; sino también que la tecnología puede identificar las herramientas digitales y sus elementos (botones, texto, campos para llenar, etc.) para así lograr una interacción con estas de la manera más completa posible simulando las actividades digitales como lo realizaría una persona manualmente.

Algunos ejemplos de actividades sencillas que la tecnología RPA permite realizar son los siguientes:

• Envió y lectura de correos electrónicos

• Creación, Edición y Guardado de información con archivos de Excel.

• Navegación en páginas web para realizar procesos u obtener información.

• Creación, Edición y Eliminación de carpetas y archivos.

• Interacción con otras aplicaciones como los ERP.

• Lectura de PDF uniendo tecnologías como Machine Learning e Inteligencia Artificial.

Todos los resultados de una programación utilizando la tecnología RPA son llamados también “Bots” o “Robots”. El concepto de Robots representa esa aplicación creada que contiene todas las actividades del proceso, que fueron replicadas mediante las funciones con las que cuenta RPA. Estos Robots son el resultado final y es como se le llama la aplicación o herramienta digital que se utiliza para ejecutar el proceso y sus actividades automatizadas.

Teniendo en cuenta las capacidades, es posible identificar los siguientes beneficios al utilizar la tecnología de RPA para automatizar los procesos empresariales:

• Un ahorro de tiempo y costes considerable ya que un robot es de media, de 10 a 15 veces más rápido que un ser humano.

• Trabajan ininterrumpidamente durante las 24 horas del día y los 7 días de la semana sin necesidad de descansos.

• La probabilidad de errores es nula.

• Multiplica la eficiencia en la ejecución de los procesos.

• La tecnología RPA pueden combinarse con otras tecnologías (Machine Learning e Inteligencia Artificial, por ejemplo) y aplicaciones digitales.

• Todas las aplicaciones realizadas mediante RPA se pueden implementar sin causar disrupción en las aplicaciones digitales utilizadas en los procesos.

Definitivamente, la tecnología de RPA o “Automatización Robótica de Procesos” cumple su objetivo de optimizar de manera sobresaliente, logrando obtener beneficios con un alto valor, en periodos cortos de tiempo, y aumentando de manera exponencial la eficiencia y efectividad al realizar procesos empresariales que se ejecutan en ambientes digitales de manera normal. Este beneficio es apreciable sobre todo en aquellos procesos que se realizan repetidamente de una misma forma en periodos cortos de tiempo siguiendo reglas de negocio específicas.

Por último, es importante destacar que RPA como tecnología no busca ni es capaz de reemplazar a los empleados en la ejecución de su labor, más bien busca ser una tecnología que se encarga de realizar las actividades lineales, repetitivas y manuales de los procesos, en las que invierten una gran cantidad de tiempo los empleados; para que estos se encarguen al 100% en actividades donde utilizan su experiencia y conocimiento que no es posible replicar o reemplazar mediante un Robot.