Algunas ideas para simplificar procesos de instituciones

Mucho se ha hablado de la simplificación de trámites por parte del gobierno. Se han generado muchas iniciativas e inclusive el Ministerio de Economía y Comercio (MEIC) tiene una página web para simplificar los trámites con definiciones y diagramas de procesos. Aplaudimos el esfuerzo, pero humildemente quisiera sugerir unas ideas que le ayudarían mucho a las micro pymes, esas empresas donde el dueño tiene que gerenciar, vender, comprar, limpiar, ir a hacer filas y tal vez tenga una ayudante o dos que le ayudan a “pulsearla”, como dice nuestro pueblo.

1) Cambiar la ley para que esas empresas no tengan que estar enviando el reporte de la planilla al Instituto Nacional de Seguros (INS) todos los meses. La planilla debería enviarse solo cuando ocurra algún cambio, pero si son una o dos personas y no hay cambios en la planilla, podemos ahorrarle el tiempo al empresario de hacer esta tarea innecesaria. La Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) ya está haciendo algo parecido cuando envía mensualmente la planilla digital.

2) Cada institución del estado debería tener un web service donde otras instituciones puedan brindar el estado de una persona o empresa ante esa institución. Cada vez que una empresa quiere participar en alguna actividad del estado debe conseguir certificaciones de que está al día con la CCSS, con Tributación, si es pyme registrada en el MEIC y quién sabe cuántas cosas más.

Las instituciones del estado deberían firmar los convenios necesarios para compartir información y poner sus sistemas en comunicación para que, con solo poner el número de cédula de una persona o empresa en una pantalla de consulta, se obtenga el estado de esa persona con todas las instituciones.

3) Dejen de pedir recibos de luz y de agua para los trámites que requieren definir una localización. Pidan únicamente el número de NIS o mejor aún la localización GPS en Waze o Google Maps. Esos recibos ahora se pagan por Internet en los bancos y los que alquilan ni siquiera reciben el recibo.

4) En cuanto a transparencia, las instituciones tienen la obligación de poner los datos para que los ciudadanos tengamos la oportunidad de evaluar o hacer estudios sobre la gestión. No se vale poner estadísticas resumidas en unas hojitas de Excel. Se debe entender que la información que manejan las instituciones públicas es pública y se deben publicar los datos sin procesar para poder ser analizados. Entendemos y apoyamos que en aquellos casos donde aplique la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, se deben anonimizar los registros para no divulgar información personal, pero eso no implica que se esconda el dato necesario para el análisis de gestión. Se me olvidaba, también tienen que ser actualizados constantemente para tener información relevante y actual, no de varios años atrás. Hagan un sondeo de las páginas de datos abiertos de la mayoría de las instituciones y verán a lo que me refiero.

En fin, no sé si estoy pidiendo mucho, pero creo que estas pequeñas sugerencias serían de gran ayuda para los clientes de las instituciones públicas.