Lo personal versus lo profesional
Melissa González mgonzalezt@larepublica.net | Lunes 24 septiembre, 2007
Lo personal versus lo profesional
Realizar llamadas personales en la oficina o tocar temas íntimos en reuniones de trabajo pueden afectar su imagen y la de su empresa
Melissa González
mgonzalezt@larepublica.net
Artículos personales en el escritorio
Una situación usual es colocar en el escritorio artículos personales, como fotografías familiares. Desde el punto de vista de protocolo y etiqueta, esto no se debe hacer.
“El escritorio es un elemento de trabajo y es una carta de presentación; solo se deben colocar emblemas institucionales que estén autorizados por la empresa”, expresó Juan Carlos Bonilla, experto en protocolo.
Un estudio reciente revela que un exceso de objetos personales sobre el escritorio de un trabajador dan una imagen profesional negativa de él ante sus compañeros y jefes.
En este tema también se considera que los artículos personales de los empleados pueden ser controlados en dos vías: la cantidad y la calidad, según Marisol Fernández, especialista en Recursos Humanos.
“En el primer caso, si la empresa recibe clientes en sus instalaciones o es visitada por personas clave para la buena marcha del negocio, es necesario que la compañía se apegue a una política de mantener una imagen de seriedad y profesionalismo”, comentó. Una norma derivada de esta política puede ser mantener los escritorios ordenados y limpios, como responsabilidad de los empleados y la supervisión de los jefes.
“Es difícil establecer una cantidad mínima o máxima porque puede que haya un solo artículo, adorno o fotografía que resulta incómodo por su tamaño o contenido”, comentó.
Esta última situación nos lleva a la segunda vía de control que es la calidad, considera Fernández, ya que si la compañía tiene un valor de ética o respeto hacia otros, no debería exhibir carteles despectivos, historietas, caricaturas, entre otros.
Hablar de temas personales en reuniones de trabajo
Aunque las reuniones laborales sean frecuentes, o usted le tenga confianza a los demás gerentes, no es para nada recomendable abordar temas personales.
“Toda reunión tiene una agenda preestablecida y un objetivo que se debe lograr. Si se quiere que el resultado sea positivo se debe seguir la agenda”, comentó Bonilla.
Estos temas se pueden tocar con compañeros cercanos después de la reunión.
“Los temas personales no deben ser parte de la vida laboral, las personas deben tener claro que su tiempo es un recurso de la compañía y los ejecutivos o mandos gerenciales son responsables de maximizar los recursos”, agregó Fernández.
Además considera que por cultura, los latinoamericanos tienen problemas en encontrar reuniones productivas, y uno de los motivos es precisamente que los miembros de una junta se dispersan en asuntos que no se apegan a los intereses de la compañía.
¿Al solicitar un permiso por un motivo personal se deben citar detalles?
Esto depende del caso, si por ejemplo usted se va a ausentar por varios días de la empresa, es importante que brinde detalles del asunto.
“Se debe explicar las razones para que el superior pueda considerar la posibilidad, alguna justificación de peso”, expresó Bonilla.
Ante esto se debe tener presente que lo ideal es que la comunicación entre jefe y subalterno debe ocurrir en un ambiente de respeto mutuo.
“Si la jefatura, por su posición jerárquica está siendo depositaria de información de sus empleados, ellos esperan que esta información sea tratada con profesionalismo y confidencialidad”, comentó Fernández.
Ante esto los jefes que otorgan los permisos deben entender el contexto y la justificación de la solicitud hecha por el empleado porque deben evaluar como proceder a la luz de las políticas establecidas en la empresa.
Información personal en la computadora
Lo ideal es que no haya información personal en las computadoras, aunque por lo general suele suceder que usted guarde algún correo o alguna foto.
En este caso se recomienda contar con una carpeta para este tipo de información, y cuando usted deje el puesto lo pueda borrar, aconsejó Bonilla.
Sin embargo, es importante que los empleados comprendan que la computadora del trabajo no es su activo personal sino de la empresa.
“Como un recurso de la compañía, esta puede disponer de diferentes maneras sin previo aviso y de esa forma perder la información personal. Los recursos de la compañía deben ser utilizados únicamente para propósitos del negocio”, agregó Fernández. Sin embargo, se estima que se puede tener máximo un 10%, “ya que es imposible que del todo los colaboradores no tengan información de tipo personal”, expresó Mayela Sequeira, Directora de Capital Humano de Corporación CEFA.
Llamadas personales en la oficina
Las llamadas personales deben ser atendidas durante el tiempo de esparcimiento de los colaboradores, ello se refiere a los dos descansos y su rato de almuerzo.
“Las llamadas personales no pueden interrumpir la rutina laboral, mucho menos si las funciones del trabajador están orientadas a la atención de público de manera personal o telefónicamente o requieran concentración”, indicó Fernández.
Como recomendación se considera que deben ser mínimas, y principalmente de los familiares más cercanos.
“Si una empresa permite un sin límite de llamadas, los colaboradores no van a estar concentrados en su trabajo y esto afecta la productividad”, comentó Sequeira.
¿Es válido combinar temas laborales y personales entre jefaturas y subalternos para entrar en confianza?
Los temas personales entre jefaturas y empleados deben ser muy limitados en las relaciones laborales, con la excepción de situaciones extremadamente necesarias como eventos significativos que afecten la vida de los trabajadores.
“No se pretende deshumanizar el ambiente de trabajo sino de preservar el control del área laboral”, opinó Fernández.
Por otra parte, Sequeira lo considera conveniente, dependiendo del nivel organizacional en que se genere la conversación.
“Si estoy en una conversación con el presidente o gerente general de la Compañía y no tengo una relación cercana, espero por protocolo a que sea la autoridad quien inicie la conversación y esto va a permitir un acercamiento en ambos niveles”, indicó.
Realizar llamadas personales en la oficina o tocar temas íntimos en reuniones de trabajo pueden afectar su imagen y la de su empresa
Melissa González
mgonzalezt@larepublica.net
Artículos personales en el escritorio Una situación usual es colocar en el escritorio artículos personales, como fotografías familiares. Desde el punto de vista de protocolo y etiqueta, esto no se debe hacer.
“El escritorio es un elemento de trabajo y es una carta de presentación; solo se deben colocar emblemas institucionales que estén autorizados por la empresa”, expresó Juan Carlos Bonilla, experto en protocolo.
Un estudio reciente revela que un exceso de objetos personales sobre el escritorio de un trabajador dan una imagen profesional negativa de él ante sus compañeros y jefes.
En este tema también se considera que los artículos personales de los empleados pueden ser controlados en dos vías: la cantidad y la calidad, según Marisol Fernández, especialista en Recursos Humanos.
“En el primer caso, si la empresa recibe clientes en sus instalaciones o es visitada por personas clave para la buena marcha del negocio, es necesario que la compañía se apegue a una política de mantener una imagen de seriedad y profesionalismo”, comentó. Una norma derivada de esta política puede ser mantener los escritorios ordenados y limpios, como responsabilidad de los empleados y la supervisión de los jefes.
“Es difícil establecer una cantidad mínima o máxima porque puede que haya un solo artículo, adorno o fotografía que resulta incómodo por su tamaño o contenido”, comentó.
Esta última situación nos lleva a la segunda vía de control que es la calidad, considera Fernández, ya que si la compañía tiene un valor de ética o respeto hacia otros, no debería exhibir carteles despectivos, historietas, caricaturas, entre otros.
Hablar de temas personales en reuniones de trabajo Aunque las reuniones laborales sean frecuentes, o usted le tenga confianza a los demás gerentes, no es para nada recomendable abordar temas personales.
“Toda reunión tiene una agenda preestablecida y un objetivo que se debe lograr. Si se quiere que el resultado sea positivo se debe seguir la agenda”, comentó Bonilla.
Estos temas se pueden tocar con compañeros cercanos después de la reunión.
“Los temas personales no deben ser parte de la vida laboral, las personas deben tener claro que su tiempo es un recurso de la compañía y los ejecutivos o mandos gerenciales son responsables de maximizar los recursos”, agregó Fernández.
Además considera que por cultura, los latinoamericanos tienen problemas en encontrar reuniones productivas, y uno de los motivos es precisamente que los miembros de una junta se dispersan en asuntos que no se apegan a los intereses de la compañía.
¿Al solicitar un permiso por un motivo personal se deben citar detalles? Esto depende del caso, si por ejemplo usted se va a ausentar por varios días de la empresa, es importante que brinde detalles del asunto.
“Se debe explicar las razones para que el superior pueda considerar la posibilidad, alguna justificación de peso”, expresó Bonilla.
Ante esto se debe tener presente que lo ideal es que la comunicación entre jefe y subalterno debe ocurrir en un ambiente de respeto mutuo.
“Si la jefatura, por su posición jerárquica está siendo depositaria de información de sus empleados, ellos esperan que esta información sea tratada con profesionalismo y confidencialidad”, comentó Fernández.
Ante esto los jefes que otorgan los permisos deben entender el contexto y la justificación de la solicitud hecha por el empleado porque deben evaluar como proceder a la luz de las políticas establecidas en la empresa.
Información personal en la computadora Lo ideal es que no haya información personal en las computadoras, aunque por lo general suele suceder que usted guarde algún correo o alguna foto.
En este caso se recomienda contar con una carpeta para este tipo de información, y cuando usted deje el puesto lo pueda borrar, aconsejó Bonilla.
Sin embargo, es importante que los empleados comprendan que la computadora del trabajo no es su activo personal sino de la empresa.
“Como un recurso de la compañía, esta puede disponer de diferentes maneras sin previo aviso y de esa forma perder la información personal. Los recursos de la compañía deben ser utilizados únicamente para propósitos del negocio”, agregó Fernández. Sin embargo, se estima que se puede tener máximo un 10%, “ya que es imposible que del todo los colaboradores no tengan información de tipo personal”, expresó Mayela Sequeira, Directora de Capital Humano de Corporación CEFA.
Llamadas personales en la oficina
Las llamadas personales deben ser atendidas durante el tiempo de esparcimiento de los colaboradores, ello se refiere a los dos descansos y su rato de almuerzo.
“Las llamadas personales no pueden interrumpir la rutina laboral, mucho menos si las funciones del trabajador están orientadas a la atención de público de manera personal o telefónicamente o requieran concentración”, indicó Fernández.
Como recomendación se considera que deben ser mínimas, y principalmente de los familiares más cercanos.
“Si una empresa permite un sin límite de llamadas, los colaboradores no van a estar concentrados en su trabajo y esto afecta la productividad”, comentó Sequeira.
¿Es válido combinar temas laborales y personales entre jefaturas y subalternos para entrar en confianza?
Los temas personales entre jefaturas y empleados deben ser muy limitados en las relaciones laborales, con la excepción de situaciones extremadamente necesarias como eventos significativos que afecten la vida de los trabajadores.
“No se pretende deshumanizar el ambiente de trabajo sino de preservar el control del área laboral”, opinó Fernández.
Por otra parte, Sequeira lo considera conveniente, dependiendo del nivel organizacional en que se genere la conversación.
“Si estoy en una conversación con el presidente o gerente general de la Compañía y no tengo una relación cercana, espero por protocolo a que sea la autoridad quien inicie la conversación y esto va a permitir un acercamiento en ambos niveles”, indicó.